CRM для мережі клінік, де видно прибуток кожної філії

Які проблеми виникають, коли клінік стає більше однієї

Головна проблема мережі — кожна клініка стає окремою «чорною скринькою»: у філії свій адміністратор, своя таблиця, своя каса і своє пояснення, чому план не виконано. Поки клініка одна, власник бачить усе сам. З третьою філією він бачить лише підсумкові цифри, та й то із запізненням.

Типові болі мереж і холдингів:

• Заявки розподіляються наосліп. Колцентр не бачить, де є вільний час, а реклама на спільний бренд приносить заявки, які ніхто не закріплює за філією.
• Різні ціни в різних таблицях. Прайс оновили в центрі, а у філії й далі продають за старим.
• Незрозуміло, яка філія заробляє. Спільні витрати — реклама, офіс, бухгалтерія — висять «на всіх», і P&L окремої клініки не сходиться.
• Доступ усім до всього. Керівник одного міста бачить пацієнтів і гроші іншого, а співробітник, ідучи, забирає базу.
• Кілька брендів і сайтів. Мережа може мати окремий бренд стоматології, діагностики й косметології — з різними сайтами й номерами.
• Звіт для власника збирають вручну. Фіндиректор тиждень зводить вивантаження з різних систем.

Як 95sales CRM працює в мережі клінік

Одна воронка на всю мережу, бренди й сайти окремо

Усі заявки — дзвінки Binotel і Ringostat, форми сайтів, квізи, лід-форми Google Ads, Meta через Zapier чи Make — надходять в одну воронку лідів. Дублікати шукаються за телефоном, тож пацієнт, який телефонував у дві філії, не перетворюється на дві картки.

В одній CRM можна вести кілька бізнесів (брендів): бізнес заявки визначається за доменом сайту або номером телефонної лінії, а на екранах лідів і пацієнтів є перемикач «Бізнес». Аналітику можна відфільтрувати за бізнесом, сайтом, містом і менеджером, а будь-який звіт — зрізати однією кнопкою за локацією, напрямом і бізнесом. Місто ліда CRM бере з номера, сторінки сайту, розмови чи форми, і заявка без локації сама потрапляє у філію свого міста. Код відстеження запам'ятовує, з якої реклами прийшла людина (UTM-мітки, клік Google Ads або Meta), навіть якщо заявку вона залишить пізніше, тож видно, яка реклама привела пацієнта в конкретну філію. Докладніше — у розділі наскрізна аналітика й джерела.

Єдиний контроль якості дзвінків

У мережі з колцентром і адміністраторами в кожній філії якість розмов відрізняється найбільше. AI-аналіз дзвінків розшифровує кожен запис, знеособлює його й виставляє оцінку: імовірність запису 0–100, оцінка менеджера 1–5, температура, наступний крок, оцінка кожного етапу скрипту й тривожний сигнал керівникові. У розділі видно порівняння за менеджерами й найслабші етапи скрипту по всій мережі. Критерії налаштовуються під ваш стандарт.

Прайс і курси з цінами за філіями

Каталог послуг ведеться один на мережу: розділи, одиниці, артикули й ціни за філіями. Прайс імпортується й вивантажується через Excel/CSV, тож оновлення цін — одне завантаження, а не розсилання таблиць. Курси процедур — одне нарахування й лічильник сеансів. Докладніше — у розділі прайс-лист і курси.

Запис ведуть співробітники: день за спеціалістами чи кабінетами, перевірка накладок, позначка «Прийшов» з нарахуванням і відсотком лікарю від його послуг.

P&L кожної філії та всієї мережі

P&L кожної філії в 95sales CRM рахується автоматично: виручка, витрати, прибуток, маржа, заповнюваність і точка беззбитковості — для кожного центру й для мережі загалом. Спільні витрати розподіляються між філіями, тож видно справжній прибуток клініки, а не валову виручку. «Прогноз місяця» показує, куди йде місяць, ще до його закриття. Докладніше — у розділі фінанси та P&L.

Гроші обліковуються за касами філій і офісу, розрахунковим рахунком і терміналами; перекази між касами, інкасація й перерахунок каси з розбіжностями фіксуються. Дебіторську заборгованість пацієнтів видно за строками й за філіями. Зарплати рахуються відомістю: оклад + відсоток + премія − утримання.

Регіони й холдинг: хто що бачить

Доступ у мережі будується за регіонами: керівник регіону бачить лише свої майданчики — їхніх пацієнтів, записи й гроші. Генеральний директор і фіндиректор бачать усе. Ролі та права гнучкі: їх можна перевизначити для окремої людини, а перевіряє їх сервер, а не інтерфейс.

Якщо до групи входять різні бізнеси — наприклад, мережа клінік і пансіонат або клініка й непрофільний бізнес власника, — розділ «Холдинг» збирає CRM кількох компаній в одне зведення. До нього потрапляють лише щомісячні підсумки, без карток пацієнтів, тож дані кожної компанії лишаються всередині неї. Для CEO і CFO формується PDF-звіт. Докладніше — у розділі філії, регіони й холдинг.

Мережа в Excel і мережа в CRM: порівняння

Сценарій: мережа з чотирьох клінік у двох містах

Припустімо, мережа має чотири клініки: три в одному місті, одну в сусідньому, плюс окремий бренд стоматології з власним сайтом.

1. Реклама на спільний бренд і на стоматологію приводить заявки в одну CRM. Бізнес визначається за сайтом і лінією, джерело — за міткою.
2. Колцентр бачить заявку, перевіряє розклад потрібної філії й записує пацієнта. Якщо дзвінок пропущено, його видно в списку пропущених і він прив'язаний до номера.
3. AI оцінює розмови; наприкінці тижня керівник колцентру бачить, що на етапі «робота із запереченням щодо ціни» оцінки нижчі у двох адміністраторів, — і розбирає з ними записи.
4. Керівник другого міста заходить у CRM і бачить лише свою клініку: пацієнтів, записи, касу й P&L.
5. На початку місяця фіндиректор відкриває P&L за філіями: одна з клінік після розподілу спільних витрат опиняється нижче точки беззбитковості. Рішення ухвалюють на цифрах, а не на відчуттях.
6. Власник отримує PDF-звіт холдингу з підсумками за всіма бізнесами групи.

Безпека для мережі

Що більше філій, то більше людей мають доступ до даних. У 95sales CRM кожен клієнт має окрему базу, діагнози й дані родичів, журнал догляду й розшифрування дзвінків шифруються AES-256 з окремим ключем. Є обов'язкова за ролями 2FA, список сесій, автоблокування, водяний знак, заборона копіювання й друку, журнал дій, зокрема й експорту. Докладніше — у розділі захист даних.

Як упровадити CRM у мережі клінік

1. Демо й оцінка. Показуємо систему на ваших процесах і підбираємо тариф; для мереж — «Мережа», $499 на місяць: усе включено, великі ліміти AI.
2. Перенесення даних. Пацієнтів, ліди й прайс переносимо з Excel і старої CRM — це робить наша команда. Стара база потрапляє в архів із пошуком: якщо давній пацієнт зателефонує знову, картка сама повернеться в роботу.
3. Структура. Налаштовуємо філії, регіони, бізнеси, ролі й права.
4. Підключення. Телефонія, сайти, рекламні форми.
5. Запуск. Запуск займає 1 день; співробітники кожної філії можуть працювати своєю мовою — українською, російською чи англійською.

Покроковий план — у гайді упровадження CRM, ключові метрики — у гайді KPI та юніт-економіка клініки.