CRM для агентства, де видно кожну угоду й кожен платіж

Чому агентству замало звичайної CRM для продажів

Агентству замало звичайної CRM, бо його головний ризик не у воронці, а в грошах після підписання: регулярні платежі, комісії платіжних систем, валюти, кілька юросіб і підрядники. Pipedrive, HubSpot чи Kommo добре ведуть угоди, але не відповідають на запитання «скільки грошей прийде на рахунок наступної середи і чи вистачить їх на зарплати».

Типова картина в агентстві на 10–30 людей:

• угоди — в одній CRM, задачі — у ClickUp чи Notion, гроші — у Google Таблиці фіндиректора;
• клієнти платять через Stripe, переказом на Wise, на рахунок ФОП або криптою, і звіряння забирає дні;
• регулярний рахунок клієнтові забули виставити, і помітили це через місяць;
• виплата Stripe прийшла на Wise за вирахуванням комісій, і незрозуміло, за яких клієнтів;
• податки й обов'язкові платежі за різними юрособами рахуються «в голові»;
• незрозуміло, який фахівець окупається, а який працює в мінус.

Як 95sales CRM закриває роботу агентства

Угоди: воронка від заявки до договору

У ніші агентства розділ лідів називається «Угоди». Це канбан із перетягуванням карток між стадіями, причинами відмови з довідника, єдиною стрічкою подій, масовими діями й швидкими задачами. Агентство має власну анкету першої розмови замість стандартної. Докладніше — у розділі воронка продажів і канбан.

Заявки надходять самі: форми сайту (Contact Form 7, Elementor, WPForms, Tilda тощо), лід-форми Google Ads, квізи, Meta через Zapier чи Make. Дублікати шукаються за телефоном, а код відстеження запам'ятовує, з якої реклами прийшла людина, навіть якщо заявку вона залишить пізніше, — так видно, який канал привів клієнта. Докладніше — у розділі заявки із сайту й реклами. Стару базу можна завантажити в архів: вона не засмічує воронку, але якщо давній контакт напише знову, картка повернеться в роботу.

Якщо продажі йдуть телефоном через Binotel чи Ringostat, AI-аналіз дзвінків оцінює кожну розмову: імовірність угоди 0–100, оцінку менеджера 1–5, наступний крок і слабкі етапи скрипту. Імена, телефони й назви компаній знеособлюються ще до надсилання на оцінку.

Рахунки й дебіторка клієнтів

У ніші агентства розділ нарахувань називається «Рахунки». Щомісячна абонентська плата, разові роботи, знижки, оплати, прострочені й незабаром очікувані платежі — дебіторську заборгованість видно за строками й за кожним клієнтом. Докладніше — у розділі оплати й борги.

Stripe і Wise без ручного звіряння

Операції Stripe і Wise підтягуються в CRM автоматично. Рахунки поза Stripe і Wise — наприклад, рахунок ФОП чи готівка — ведуться вручну в тій самій системі. Далі робота з операціями:

1. Рознесення пакетом — десятки надходжень прив'язуються до клієнтів за один прохід.
2. Правила платників — якщо клієнт завжди платить з одного акаунта, CRM це запам'ятовує.
3. Поділ оплати — один платіж за кількох клієнтів ділиться між ними.
4. Звіряння виплат — виплата Stripe зіставляється з надходженням на Wise.
5. Курси НБУ — підтягуються автоматично, суми в різних валютах зводяться до однієї.

Білінг і прогноз надходжень

Білінг веде підписки Stripe і ручні профілі оплати для клієнтів, які платять інакше. Календар очікуваних грошей показує надходження на 30–60 днів наперед, а прогноз ураховує ланцюжок «списання → комісія → надходження на Wise». Ранковий дайджест і нагадування показують, кому сьогодні виставити рахунок і хто прострочив. Готовий текст нагадування можна скопіювати й надіслати клієнтові поштою чи в месенджер вручну.

Обов'язкові витрати, податки й P&L агентства

В агентства зарплати й обов'язкові витрати ведуться помісячно: виплати команді, підписки на сервіси, податки за юрособами — ФОП, JDG, Upwork, крипта. Екран директора показує виручку, витрати, прибуток і маржу, податки, підписки, фонд оплати праці й результат за місяцями, а також «Прогноз місяця» й точку беззбитковості. Докладніше — у розділі фінанси та P&L.

Якщо власник має кілька компаній на 95sales CRM, розділ «Холдинг» збирає їхні щомісячні підсумки в одне зведення й PDF-звіт — без доступу до карток клієнтів кожної компанії.

Команда: хто скільки коштує й скільки приносить

У картці співробітника агентства видно, у скільки він обходиться і скільки виручки приносить. Це пряма відповідь на запитання, чи окупається акаунт-менеджер або таргетолог і де час переглянути завантаження. Облік активності показує час роботи в CRM — рахується лише відкрита вкладка, де було введення, — з тепловою картою й стрічкою дій; політику моніторингу співробітники приймають явно.

Задачі й планер

Задачі за угодами й клієнтами ставляться в планері: тиждень за відділами, строк, важливість, прив'язка до угоди чи співробітника, лічильник у меню. Внутрішні чати — загальні й особисті, термінові сповіщення з підтвердженням прочитання, пуш-сповіщення на телефоні.

Агентство в таблицях і в CRM: порівняння

Сценарій: агентство на абонентському обслуговуванні

Припустімо, агентство має 18 клієнтів на щомісячній оплаті, дві юрособи й команду з 14 людей.

1. Нова заявка із сайту потрапляє в «Угоди» з джерелом «Google · реклама». Менеджер проводить дзвінок, заповнює анкету й пересуває картку стадіями.
2. Після підписання клієнт отримує профіль оплати: підписка Stripe або ручний рахунок на Wise.
3. Щоранку власник бачить дайджест: сьогодні списання у трьох клієнтів, один рахунок прострочено на 5 днів. Текст нагадування копіюється й надсилається клієнтові.
4. Stripe робить виплату на Wise. CRM зіставляє виплату з надходженням і показує комісію.
5. Клієнт оплатив одним переказом роботи для двох своїх компаній — платіж ділиться між двома картками.
6. Наприкінці місяця P&L показує прибуток після податків за юрособами й підписок, а екран команди — що один із фахівців приносить менше, ніж коштує. Рішення про завантаження ухвалюють на цифрах.

Безпека й доступ

Співробітник бачить лише те, що дозволено його ролі: відділ продажів не бачить зарплат, а бухгалтер — листування за угодами, якщо йому це не потрібно. Права перевіряються на сервері. Є 2FA, обов'язкова за ролями, список сесій, автоблокування, водяний знак, заборона копіювання й друку, кошик. Розшифрування дзвінків шифруються AES-256 з окремим ключем для кожного клієнта. Докладніше — у розділі захист даних.

Кожна дія, зокрема експорт, записується в журнал — видно, хто й коли вивантажив базу клієнтів.