Облік оплат і боргів

Як CRM рахує нарахування й борги

Борг у CRM — це різниця між тим, що нараховано пацієнту чи клієнту, і тим, що він сплатив. 95sales CRM рахує її сама, без ручного зведення таблиць.

Що входить у нарахування:

• Помісячний тариф — для стаціонару й пансіонату, з урахуванням рівня догляду.
• Додаткові послуги — зокрема нараховані з плану догляду і запису.
• Курси та послуги з прайсу — див. прайс-лист і курси.
• Знижки — фіксуються окремо, щоб було видно, скільки грошей віддано.

Оплати вносяться в CRM і зменшують борг.

Дебіторська заборгованість за термінами: хто і скільки винен

Дебіторська заборгованість за термінами показує борги, розбиті за давністю: нещодавні, прострочені й давні. Керівник бачить не лише загальну суму боргу, а й де вона «старіє» — саме такі борги найчастіше не повертаються.

У розділі видно:

Припустімо, у пансіонаті 40 мешканців із щомісячною оплатою. Якщо п'ять родин платять із запізненням на два-три тижні, в Excel це губиться серед рядків. У CRM ці п'ять прізвищ стоять угорі списку прострочених, і менеджер має завдання. Як вибудувати роботу з боргами — у гайді дебіторська заборгованість: як контролювати борги пацієнтів.

Каси, розрахунковий рахунок та інкасація

Розділ кас показує, де фізично лежать гроші:

• Розрахунковий рахунок компанії.
• «Еквайринг · термінали» — рахунок, на який відносяться оплати карткою через термінал.
• Каси майданчиків та офісу — готівка в кожному центрі.
• Перекази та інкасація — переміщення грошей між касами й на рахунок.
• Перерахунок каси — фактичний залишок звіряється з розрахунковим, розбіжність фіксується.

Це важливо для мережі: директор бачить, скільки готівки лежить у кожному центрі і коли її востаннє інкасували. Для фінансового відділу є каса по локаціях — прихід готівкою й безготівкою, витрати, здано й залишок за день чи місяць, а в оплаті можна вказати ФОП-отримувача локації пацієнта. Детальніше — у розділі фінанси й P&L.

Було й стало

Кому підходить

• Пансіонати і реабілітаційні центри — місячні тарифи, додаткові послуги, оплата родичами частинами.
• Приватні клініки і стоматологія — оплата планів лікування й курсів частинами.
• Агенції — рахунки клієнтам, оплати й борги (розділ «Рахунки»).

Як почати

1. Задайте тарифи й рівні догляду або завантажте прайс.
2. Перенесіть поточні борги — залишки на дату запуску.
3. Налаштуйте каси: розрахунковий рахунок, термінали, каси майданчиків.
4. Домовтеся, що кожна оплата вноситься в CRM у день отримання.
5. Раз на тиждень розбирайте прострочені платежі й ставте завдання.

Зведені цифри щодо виторгу й прибутку — у розділі фінанси та P&L.

Борги в аналітиці та в запитаннях до AI

Дані про оплати використовуються не лише в розділі грошей. В аналітиці дебіторську заборгованість видно поруч із середнім чеком, LTV і доходом на місце чи пацієнта, тож керівник може пов'язати борги з джерелом, брендом або менеджером.

Якщо в CRM увімкнено AI-помічника, директор може запитати його текстом або голосом, наприклад: «Хто винен найбільше цього тижня?». Помічник бачить лише те, що дозволено ролі працівника, і виконує дії — наприклад, створює завдання на дзвінок — тільки після кнопки «Підтвердити». За замовчуванням помічник вимкнений і вмикається на запит — детальніше в розділі AI-помічник.

Доступ до грошей обмежений ролями: медперсонал працює з доглядом, а суми, каси й дебіторську заборгованість бачать офіс, фінансовий директор і директор — залежно від налаштованих прав.