Документи, договори й згоди

Як влаштований облік документів у CRM

Облік документів у CRM відповідає на запитання «в кого з пацієнтів усе оформлено, а в кого ні». У стаціонарі й пансіонаті на кожну людину припадає стос паперів, і без системи відсутній договір чи згоду виявляють під час перевірки або конфлікту з родиною.

Види документів у 95sales CRM:

• договір;
• акт прийому;
• виписка з лікарні;
• паспорт;
• довіреність;
• згода на обробку персональних даних;
• чек.

Кожен документ прив'язаний до картки пацієнта, тож його не треба шукати в спільній теці.

Як документ проходить перевірку: 4 кроки

Перевірка документів у CRM — це короткий цикл між менеджером і офісом.

1. Менеджер знімає документ камерою телефона просто під час підписання або завантажує готовий файл.
2. Офіс відкриває документ і приймає його або пише зауваження («немає підпису на другій сторінці», «нечитабельно»).
3. Менеджер отримує зауваження, виправляє й завантажує знову.
4. Офіс позначає, чи є паперовий оригінал на руках.

Так кожен документ проходить через другу пару очей, а керівник бачить, скільки документів чекає на перевірку і в кого зауваження.

Терміни дії документів

Частина документів має термін дії — наприклад, довіреність. CRM зберігає дату закінчення, тож видно, які документи скоро спливуть. Це дає змогу заздалегідь попросити родича принести новий, а не дізнаватися про проблему під час оформлення виписки чи оплати.

Захист документів

Паспорти, довіреності й виписки — персональні дані, іноді медичні. У 95sales CRM доступ до документів обмежений ролями та правами, які перевіряє сервер. Дії з документами записуються в журнал, видалене потрапляє в кошик. Для працівників можна ввімкнути водяний знак, заборону копіювання й друку, обов'язкову двофакторну автентифікацію. Про вимоги закону — у гайді захист медичних даних.

Кому підходить

• Пансіонати і хоспіси — договір, акт прийому, довіреність родича, виписки з лікарень на кожного мешканця.
• Реабілітаційні центри — договір на курс, згоди, виписка зі стаціонару перед надходженням.
• Приватні клініки — договори та згоди на обробку даних.
• Сервісний бізнес — договори й акти з клієнтами в картці клієнта.

Як почати

1. Визначте, які документи обов'язкові для кожного пацієнта (зазвичай договір, паспорт, згода).
2. Встановіть CRM на телефони менеджерів через браузер — див. CRM на телефоні.
3. Призначте в офісі відповідального за перевірку.
4. Завантажте документи поточних пацієнтів — поступово, починаючи з договорів.
5. Раз на тиждень переглядайте документи із зауваженнями та без оригіналу.

Як це виглядає в менеджера на телефоні

Менеджер працює з документами з телефона: CRM встановлюється через браузер на головний екран і відкривається як застосунок. У нижньому меню — розділи під роль, а кнопка «+» дає швидкі дії.

Типовий сценарій під час надходження пацієнта до пансіонату:

1. Родич підписує договір і акт прийому на папері.
2. Менеджер відкриває картку пацієнта на телефоні й фотографує кожну сторінку.
3. Туди ж — фото паспорта, довіреності й виписки з лікарні, якщо є.
4. Офіс отримує документи на перевірку, не чекаючи, поки папери привезуть до головного офісу.
5. Коли оригінали доходять до офісу, ставиться позначка «оригінал є».