Документы, договоры и согласия

Как устроен учёт документов в CRM

Учёт документов в CRM отвечает на вопрос «у кого из пациентов всё оформлено, а у кого нет». В стационаре и пансионате на каждого человека приходится пачка бумаг, и без системы недостающий договор или согласие обнаруживают при проверке или конфликте с семьёй.

Виды документов в 95sales CRM:

• договор;
• акт приёма;
• выписка из больницы;
• паспорт;
• доверенность;
• согласие на обработку персональных данных;
• чек.

Каждый документ привязан к карточке пациента, поэтому его не нужно искать в общей папке.

Как документ проходит проверку: 4 шага

Проверка документов в CRM — это короткий цикл между менеджером и офисом.

1. Менеджер снимает документ камерой телефона прямо при подписании или загружает готовый файл.
2. Офис открывает документ и принимает его или пишет замечание («нет подписи на второй странице», «нечитаемо»).
3. Менеджер получает замечание, исправляет и загружает заново.
4. Офис отмечает, есть ли бумажный оригинал на руках.

Так каждый документ проходит через вторую пару глаз, а руководитель видит, сколько документов висит на проверке и у кого замечания.

Сроки действия документов

У части документов есть срок действия — например, доверенность. CRM хранит дату окончания, поэтому видно, какие документы скоро истекут. Это позволяет заранее попросить родственника принести новый, а не узнавать о проблеме при оформлении выписки или оплаты.

Защита документов

Паспорта, доверенности и выписки — персональные данные, иногда медицинские. В 95sales CRM доступ к документам ограничен ролями и правами, которые проверяет сервер. Действия с документами пишутся в журнал, удалённое попадает в корзину. Для сотрудников можно включить водяной знак, запрет копирования и печати, обязательную двухфакторную аутентификацию. О требованиях закона — в гайде защита медицинских данных.

Кому подходит

• Пансионаты и хосписы — договор, акт приёма, доверенность родственника, выписки из больниц на каждого проживающего.
• Реабилитационные центры — договор на курс, согласия, выписка из стационара перед поступлением.
• Частные клиники — договоры и согласия на обработку данных.
• Сервисный бизнес — договоры и акты с клиентами в карточке клиента.

Как начать

1. Решите, какие документы обязательны для каждого пациента (обычно договор, паспорт, согласие).
2. Установите CRM на телефоны менеджеров через браузер — см. CRM на телефоне.
3. Назначьте в офисе ответственного за проверку.
4. Загрузите документы текущих пациентов — постепенно, начиная с договоров.
5. Раз в неделю смотрите документы с замечаниями и без оригинала.

Как это выглядит у менеджера на телефоне

Менеджер работает с документами с телефона: CRM устанавливается через браузер на экран «Домой» и открывается как приложение. В нижнем меню — разделы под роль, а кнопка «+» даёт быстрые действия.

Типичный сценарий при поступлении пациента в пансионат:

1. Родственник подписывает договор и акт приёма на бумаге.
2. Менеджер открывает карточку пациента на телефоне и фотографирует каждую страницу.
3. Туда же — фото паспорта, доверенности и выписки из больницы, если есть.
4. Офис получает документы на проверку, не дожидаясь, пока бумаги привезут в главный офис.
5. Когда оригиналы доходят до офиса, ставится отметка «оригинал есть».