Захист даних: ролі, 2FA, шифрування, журнал

Ролі й права: хто що бачить у CRM

У 95sales CRM гнучкі ролі та права доступу, а права можна перевизначити для окремої людини. Ролі за замовчуванням:

Права розділені точково: «Фінанси, P&L, податки», «Тарифи, борги, суми пацієнтів», «Персональні дані й телефони», «Медичні записи й догляд», «Закриті психіатричні картки», «Зарплатна відомість», «Вивантажувати базу», «Термінові сповіщення» та інші. Наприклад, медсестра бачить план догляду пацієнта, але не його борг; менеджер продажів бачить, що лід надійшов, але не відкриває картку пацієнта. Керуючий локації, медсестра й лікар є лише в медичній ніші.

«Вносити ≠ бачити»

Право вносити оплату чи витрату не дає права бачити чужі суми. Працівник без права на фінанси бачить лише записи, які вніс сам, а ціни, суми й сповіщення з грошима сервер вирізає для ролей, яким гроші не показуються, — медперсонал грошей не бачить узагалі. Сторінка, якої немає в меню ролі, не відкриється й за прямим посиланням.

Чому важлива перевірка на сервері

Права в 95sales CRM перевіряє сервер-шлюз, а не лише інтерфейс. Якщо в ролі немає права на фінанси, сервер просто не віддає цих даних — їх не дістати через інструменти розробника в браузері, вивантаження чи пошук. Те саме стосується регіонів: керівник бачить лише майданчики свого регіону. Докладніше про роботу мережі — на сторінці філії та холдинг.

Вхід і сесії: 2FA, автоблокування, водяний знак

Захист входу й робочого місця в 95sales CRM:

1. Двофакторна автентифікація (2FA, TOTP). Код із застосунку-автентифікатора. Її можна зробити обов'язковою для окремих ролей — за замовчуванням для керівництва, менеджерів прийому, офісу й підтримки.
2. Список сесій. Видно, де і з якого пристрою відкрито CRM; загублений телефон чи ноутбук можна відключити, завершивши його сесію. Власник може завершити сесії всіх працівників одночасно.
3. Автоблокування. Екран блокується після 60 хвилин без дій — відкритий ноутбук на рецепції не залишиться доступним.
4. Водяний знак. Поверх екрана — ім'я працівника, його роль і час. Сфотографований екран можна відстежити до конкретної людини.
5. Заборона копіювання й друку. Списки й картки не можна просто скопіювати чи надрукувати; PDF-вивантаження теж ідуть із водяним знаком.
6. Відновлення пароля поштою. Кнопка «Забули пароль?» надсилає працівникові одноразове посилання на пошту. 2FA воно не обходить, а після зміни пароля всі сесії завершуються.

Журнал дій і кошик

Журнал дій фіксує, хто, коли і що зробив: створив, змінив, видалив, вивантажив, завершив сесію. Вивантаження в Excel і PDF теж потрапляють у журнал — видно, хто і що завантажив. Видалені ліди, файли та інші записи потрапляють у кошик, звідки їх можна відновити.

Прийняття Умов використання, DPA й Політики конфіденційності записується в незмінний журнал. Облік активності працівників працює за політикою моніторингу з версіями, яку приймає кожен працівник.

Шифрування медичних даних AES-256

Найчутливіші поля в 95sales CRM шифруються алгоритмом AES-256 ще до запису в базу. Кожен клієнт має свій ключ даних, який зберігається окремо від бази.

Що шифрується:

• діагноз пацієнта й контакти родича;
• журнал догляду;
• коментар лікаря до прийому;
• текст записів лікаря (скарги, огляд, діагноз, призначення);
• розшифровки дзвінків та їхні AI-оцінки;
• розмови з голосовим AI-помічником на сайті.

Навіть якщо копія бази опиниться в сторонньої людини, ці поля будуть нечитабельні без ключа. А оскільки ключ у кожного клієнта свій, дані однієї компанії не розшифрувати ключем іншої.

Знеособлення перед AI

Під час AI-аналізу дзвінків імена, телефони, пошта, назви брендів і філій приховуються до надсилання в AI. AI-помічник бачить лише ті дані, які дозволені ролі працівника, і нічого не змінює без натискання «Підтвердити».

Окрема база й доступ підтримки

Окрема база. Дані кожного клієнта зберігаються в окремій базі, а не в спільній таблиці з усіма компаніями. Базу можна перенести в акаунт самого клієнта. Кожна компанія має свій піддомен.

Доступ підтримки — лише на запит. Співробітники 95sales не заходять у CRM клієнта за замовчуванням. Доступ відкривається на запит клієнта на обмежений термін, а імена, телефони й суми при цьому маскуються на сервері. Відкриття доступу фіксується в журналі.

Як налаштувати захист під час запуску

1. Розподіліть працівників за ролями й, за потреби, перевизначте окремі права.
2. Увімкніть обов'язкову 2FA для ролей із доступом до грошей і персональних даних.
3. Перевірте, хто має право «Вивантажувати базу», — його краще залишити 1–2 людям.
4. Раз на місяць переглядайте журнал вивантажень і активні сесії.
5. Якщо потрібно, щоб база була у вашому власному акаунті, домовтеся про перенесення під час запуску.

Як вибудувати захист персональних даних у клініці загалом, з урахуванням GDPR і закону України про захист персональних даних, — у гайді захист медичних даних.