Перенесення даних з Excel і старої CRM

Що можна перенести в CRM

У 95sales CRM переносяться основні дані, з якими працює команда:

Перенесення даних під час запуску — разова послуга, її ціну називають до початку робіт.

Як працює імпорт з Excel і CSV

Імпорт у 95sales CRM влаштований так, щоб помилку у файлі можна було побачити до завантаження й відкотити після:

1. Завантажте файл або вставте таблицю. Підходять .xlsx, .csv або рядки, скопійовані просто з Excel.
2. Зіставте колонки. CRM показує колонки файлу й пропонує, в яке поле їх покласти: ПІБ, телефон, джерело, етап тощо. Зайві колонки можна пропустити.
3. Перевірка дублів. Сервер звіряє записи з наявними, щоб та сама людина не з'явилася двічі.
4. Завантаження. Записи з'являються в CRM. Кнопку імпорту бачать лише ролі, що мають право працювати з цим розділом.
5. Скасування впродовж 7 днів. Якщо з'ясувалося, що колонки переплутано, імпорт можна скасувати повністю — без ручного видалення сотень карток.

Перенесення з OneBox і старої CRM

Якщо ви переходите з іншої системи, базу переносить команда 95sales. Для OneBox є готовий сервісний скрипт: контакти потрапляють в архів лідів. Для інших систем команда розбирає ваше вивантаження й переносить дані в потрібні поля.

Стара база не засмічує робочу воронку. Контакти зберігаються на стадії «Архів…», не завантажуються в канбан, але знаходяться пошуком. Коли людина з архіву знову телефонує або залишає заявку, CRM сама знаходить її за номером і повертає картку в роботу. Докладніше — на сторінці воронка продажів і канбан.

Прайс-лист: імпорт і експорт

Прайс послуг із розділами, одиницями, артикулами й цінами за філіями завантажується з Excel або CSV, зокрема з вивантаження OneBox у кодуванні cp1251. Назад прайс вивантажується в Excel — зручно, щоб виправити ціни в таблиці й завантажити знову. Докладніше — прайс-лист і курси процедур.

Експорт: дані залишаються вашими

Будь-який список на екрані — ліди, пацієнти, оплати — вивантажується в Excel з урахуванням прав працівника. Право «Вивантажувати базу» видається окремо, а кожне вивантаження потрапляє в журнал дій: видно, хто і що завантажив. Докладніше про контроль — захист даних.

Кому потрібне перенесення

• Клініка, яка вела пацієнтів в Excel. Таблиця завантажується за кілька хвилин, дублі відсікаються. Порівняння підходів — CRM чи Excel.
• Центр, що переходить з OneBox або універсальної CRM. Команда переносить базу, старі контакти оживають під час нового дзвінка.
• Агенція — фінанси з ClickUp команда переносить сервісним скриптом: CRM для агенції.

Типові помилки під час перенесення даних

• Телефони в різних форматах. «067…», «+38067…», «67-…» — для людини те саме, для пошуку дублів — ні. Краще звести номери до одного вигляду до завантаження.
• Усе в одній колонці. Якщо в клітинці разом «ПІБ, телефон, коментар», зіставити колонки не вийде — спершу розділіть їх.
• Завантаження всього в робочу воронку. Тисячі старих контактів у канбані заважають працювати. Стару базу краще відправити в архів, а у воронку — лише актуальні заявки.
• Перенесення без перевірки. Одразу після імпорту звірте кількість записів і кілька карток уручну. Якщо щось не так — скасуйте імпорт і завантажте знову.

Як підготувати дані до перенесення

1. Зберіть усі таблиці й вивантаження в одному місці — навіть неохайні.
2. Перевірте, що кожен контакт має телефон: за ним CRM шукає дублі й пов'язує дзвінки.
3. Вирішіть, які етапи й джерела потрібні в новій воронці.
4. Передайте стару базу команді або завантажте таблиці самі.
5. Перші дні звіряйте ключові цифри зі старою системою, поки команда звикає.

Повний план запуску — у гайді впровадження CRM.