Перенос данных из Excel и старой CRM

Что можно перенести в CRM

В 95sales CRM переносятся основные данные, с которыми работает команда:

Перенос данных при запуске — разовая услуга, её цену называют до начала работ.

Как работает импорт из Excel и CSV

Импорт в 95sales CRM устроен так, чтобы ошибку в файле можно было увидеть до загрузки и откатить после:

1. Загрузите файл или вставьте таблицу. Подходят .xlsx, .csv или строки, скопированные прямо из Excel.
2. Сопоставьте колонки. CRM показывает колонки файла и предлагает, в какое поле их положить: ФИО, телефон, источник, этап и т.д. Лишние колонки можно пропустить.
3. Проверка дублей. Сервер сверяет записи с уже существующими, чтобы один и тот же человек не появился дважды.
4. Загрузка. Записи появляются в CRM. Кнопка импорта видна только тем ролям, у которых есть право работать с этим разделом.
5. Отмена в течение 7 дней. Если выяснилось, что колонки перепутаны, импорт можно отменить целиком — без ручного удаления сотен карточек.

Перенос из OneBox и старой CRM

Если вы уходите из другой системы, базу переносит команда 95sales. Для OneBox есть готовый сервисный скрипт: контакты попадают в архив лидов. Для прочих систем команда разбирает вашу выгрузку и переносит данные в нужные поля.

Старая база не засоряет рабочую воронку. Контакты хранятся стадией «Архив…», не грузятся в канбан, но находятся поиском. Когда человек из архива снова звонит или оставляет заявку, CRM сама находит его по номеру и возвращает карточку в работу. Подробнее — на странице воронка продаж и канбан.

Прайс-лист: импорт и экспорт

Прайс услуг с разделами, единицами, артикулами и ценами по филиалам загружается из Excel или CSV, в том числе из выгрузки OneBox в кодировке cp1251. Обратно прайс выгружается в Excel — удобно, чтобы поправить цены в таблице и загрузить снова. Подробнее — прайс-лист и курсы процедур.

Экспорт: данные остаются вашими

Любой список на экране — лиды, пациенты, оплаты — выгружается в Excel с учётом прав сотрудника, а любой раздел — в Excel или PDF кнопкой «Экспорт»: отчёт сохраняется как на экране, с отметкой, кто и когда его сформировал. Право «Выгружать базу» выдаётся отдельно, а каждая выгрузка попадает в журнал действий: видно, кто и что скачал. Подробнее о контроле — защита данных.

Кому нужен перенос

• Клиника, которая вела пациентов в Excel. Таблица загружается за несколько минут, дубли отсекаются. Сравнение подходов — CRM или Excel.
• Центр, уходящий с OneBox или универсальной CRM. Команда переносит базу, старые контакты оживают при новом звонке.
• Агентство — финансы из ClickUp команда переносит сервисным скриптом: CRM для агентства.

Частые ошибки при переносе данных

• Телефоны в разных форматах. «067…», «+38067…», «67-…» — для человека одно и то же, для поиска дублей нет. Лучше привести номера к одному виду до загрузки.
• Всё в одной колонке. Если в ячейке «ФИО, телефон, комментарий» вместе, сопоставить колонки не получится — сначала разделите их.
• Загрузка всего в рабочую воронку. Тысячи старых контактов в канбане мешают работать. Старую базу лучше отправить в архив, а в воронку — только актуальные заявки.
• Перенос без проверки. Сразу после импорта сверьте количество записей и пару карточек вручную. Если что-то не так — отмените импорт и загрузите заново.

Как подготовить данные к переносу

1. Соберите все таблицы и выгрузки в одном месте — даже неаккуратные.
2. Проверьте, что у каждого контакта есть телефон: по нему CRM ищет дубли и связывает звонки.
3. Решите, какие этапы и источники нужны в новой воронке.
4. Отдайте старую базу команде или загрузите таблицы сами.
5. Первые дни сверяйте ключевые цифры со старой системой, пока команда привыкает.

Полный план запуска — в гайде внедрение CRM.