Фінанси, P&L і каси по філіях

Що таке P&L клініки і навіщо він у CRM

P&L (Profit and Loss) — це звіт про прибутки та збитки: виторг мінус витрати за період. Для клініки чи пансіонату важливий P&L кожної філії окремо: загальний прибуток мережі може приховувати центр, що працює в мінус.

Зазвичай P&L збирає бухгалтер раз на місяць, і директор дізнається результат через 2–3 тижні після закриття місяця. У 95sales CRM виторг уже є — він складається з нарахувань та оплат, — тож P&L оновлюється впродовж місяця.

Що показує екран фінансів

З будь-якої підсумкової цифри можна перейти до деталей — аж до конкретних нарахувань і оплат. Поруч із періодом є кнопка зрізу: локація, напрям і бізнес (бренд) — плитки, графіки й списки перераховуються одним кліком, а доступ при цьому не розширюється. Будь-який розділ вивантажується кнопкою «⤓ Експорт»: список — в Excel або PDF, звіт — у PDF, як на екрані, з підписом, хто і коли його сформував.

Розподіл спільних витрат між філіями

Спільні витрати — це те, що не стосується одного центру: офіс, бухгалтерія, реклама бренду, керівництво. Якщо їх не розподіляти, філії виглядають прибутковішими, ніж є насправді. 95sales CRM розподіляє спільні витрати між центрами, і P&L кожної філії показує чесний прибуток.

Припустімо, мережа має три реабілітаційні центри та спільний офіс. Без розподілу всі три в плюсі. Після розподілу витрат офісу й реклами третій центр опиняється біля нуля — і точка беззбитковості показує, скількох пацієнтів йому бракує.

Окрему спільну витрату — скажімо, рахунок за рекламу чи зарплату бухгалтера — можна одразу поділити між кількома локаціями: порівну, пропорційно виторгу, за кількістю місць або вручну. Кожна частка записується окремим рядком на свою локацію.

P&L за місяцями: групи статей, проєкти, рентабельність

P&L будується за місяцями за рік — поточний або минулий. Рядки звіту: виторг (оплати клієнтів, касовий метод), комісії платіжних систем, інші надходження, доходи; витрати за групами статей, зарплати за відомістю й підписки; підсумок — прибуток і рентабельність за кожен місяць.

За фільтра за проєктом відомість і підписки не враховуються — у них немає проєкту. Операції з банків потрапляють до P&L через імпорт виписки — з будь-якого банку в .xlsx чи .csv або з Finmap. На тих самих статтях будується план-факт — бюджет на місяць із відхиленнями, а управлінський баланс показує гроші, борги клієнтів і зобов'язання на сьогодні.

Каси та рух грошей

Окрім P&L, у фінансах видно, де лежать гроші просто зараз: розрахунковий рахунок, «Еквайринг · термінали», каси майданчиків та офісу. Перекази між касами, інкасація й перерахунок каси з розбіжностями ведуться в CRM. Детальніше — у розділі оплати й борги.

Каса по локаціях для фінансового відділу

Для мережі з кількома локаціями є таблиця, звична за Excel: рядок на кожну локацію, прихід готівкою й безготівкою, витрати, здано й залишок. Її можна дивитися за день, за місяць (дні × локації) або відкрити аркуш однієї локації з витратами за статтями й графіками. Витрати дня вносяться рядками підряд, а касу від локації можна прийняти «за мінусом» покупок.

Банки: Stripe і Wise, курси НБУ

Операції зі Stripe і Wise підтягуються автоматично. Операції розносяться пакетом, є правила для платників і поділ однієї оплати між кількома клієнтами. Виплати Stripe звіряються з надходженнями на Wise. Для інших рахунків операції вносяться вручну або завантажуються випискою. Курси валют НБУ завантажуються самі — зручно, якщо частина грошей надходить у доларах чи євро. За замовчуванням ці банківські функції ввімкнені в агенцій.

Як почати: 5 кроків

1. Створіть філії та майданчики — див. кілька філій і холдинг.
2. Налаштуйте тарифи або прайс, щоб виторг рахувався з нарахувань.
3. Внесіть статті витрат: оренда, фонд оплати праці, податки, підписки, реклама.
4. Вкажіть, які витрати спільні і як їх розподіляти між центрами.
5. Якщо користуєтеся Stripe чи Wise — підключіть їх, інші рахунки ведіть у CRM вручну.

Кому підходить

• Мережі клінік і медичні холдинги — P&L кожного центру та зведення по мережі.
• Пансіонати і реабілітаційні центри — заповнюваність і беззбитковість за майданчиками.
• Агенції — Stripe, Wise, прогноз надходжень і обов'язкові витрати.

Для кількох бізнесів є холдинг: зведення помісячних підсумків і PDF для CEO та CFO. А показники на кшталт середнього чека, LTV і доходу на ліжко — в аналітиці та гайді KPI і юніт-економіка клініки.

Зарплати й фонд оплати праці в P&L

Фонд оплати праці — зазвичай найбільша стаття витрат клініки чи пансіонату, тому він рахується в CRM, а не переноситься з чужої таблиці. Відомість будується за формулою: оклад + відсоток + премія − утримання. Відсоток лікарю рахується від його послуг, позначених у записі, а відомість і розрахункові листи вивантажуються в PDF. Детальніше — у розділі розрахунок зарплат.

У P&L фонд оплати праці потрапляє помісячно разом із податками й підписками, тож видно, як змінюється частка зарплат у виторгу кожного центру.

Звіт для власника та холдингу

Якщо власник має кілька бізнесів в окремих CRM, холдинг збирає їхні помісячні підсумки в одне зведення — без карток пацієнтів і клієнтів. Для CEO та CFO є PDF-звіт. Доступ до фінансів — за ролями: фінансовий і генеральний директор бачать усе, керівник регіону — лише свої майданчики.