План-факт: бюджет на місяць і контроль витрат

Що таке план-факт і навіщо він малому бізнесу

План-факт — це порівняння запланованих доходів і витрат із фактичними за той самий період. Він відповідає на просте запитання: чи вкладається компанія в бюджет місяця, а якщо ні — то за якою статтею.

У малому бізнесі бюджет зазвичай живе в Excel: план склали на початку місяця, а факт зводять наприкінці, коли гроші вже витрачено. У 95sales CRM факт збирається сам — з оплат клієнтів, витрат, відомості зарплат і завантажених банківських виписок. Тому відхилення видно в середині місяця, поки його ще можна виправити.

Що показує екран «План-факт»

Екран будується на один місяць. Статті витрат згруповані — так само, як у P&L за місяцями: група «Маркетинг» містить рекламу й підрядників, група «Офіс» — оренду та комунальні послуги тощо.

Смуга виконання — головна підказка. Якщо 10-го числа статтю «Реклама» витрачено на 70%, а місяць минув на третину, смуга вийде за позначку «сьогодні» — це сигнал розібратися до кінця місяця, а не після.

Як заповнити бюджет на місяць: 5 кроків

1. Відкрийте «Гроші → План-факт» і виберіть місяць.
2. Натисніть «Як минулого місяця», щоб скопіювати минулий план, або «За середнім за 3 міс.» — CRM порахує середнє фактичних витрат за кожною статтею, відомістю й виторгом за три попередні місяці та округлить до 100.
3. Виправте вручну рядки, де місяць буде особливим: запуск реклами, разова закупівля, сезон.
4. Задайте план виторгу — це одна загальна сума на компанію.
5. Упродовж місяця стежте за відхиленнями та смугами виконання: статті з перевитратою рахуються окремо.

Факт заповнювати не потрібно — він береться з того, що вже є в CRM. Що повніше завантажені операції, то точніший факт; для цього є імпорт виписки.

Кому потрібен план-факт: приклади

Клініка чи реабілітаційний центр. Припустімо, у приватної клініки є фіксовані витрати — оренда, ФОП, сервіси — і змінні: реклама, витратні матеріали від підрядників. План за середнім за 3 місяці дає реалістичний бюджет, а рядок «Зарплати (відомість)» показує, чи не виходить фонд оплати праці за межі через нових працівників.

Агенція. У маркетингової агенції витрати на підрядників і сервіси зростають разом із клієнтами, і їх легко пропустити. План-факт із фільтром за проєктом показує, скільки фактично пішло на конкретного клієнта чи напрям, а загальний бюджет — чи лишається компанія в межах.

Сервісна компанія. Для сфери послуг важливий баланс виторгу й витрат упродовж місяця: якщо виторг відстає від плану, а витрати йдуть за графіком, прибуток наприкінці місяця буде нижчим — це видно заздалегідь.

Фільтр за проєктом

Проєкт — це напрям, клієнт або філія, за якими ви хочете бачити гроші окремо. Проєкти задаються в довіднику й проставляються в операціях (зокрема під час імпорту з Finmap). Фільтр за проєктом на екрані план-факту змінює лише факт: бюджет спільний на компанію, окремого плану на проєкт немає.

Як план-факт пов'язаний із P&L і балансом

Три звіти відповідають на різні запитання:

• P&L за місяцями — скільки компанія заробила й витратила, з прибутком і рентабельністю.
• План-факт — чи вкладаємося в бюджет цього місяця.
• Управлінський баланс — що компанія має на сьогодні: гроші, борги клієнтів, зобов'язання.

Усі три використовують ті самі операції й статті, тож цифри між ними сходяться. Докладніше про методику — у гайді як вести план-факт.

Де доступний план-факт

План-факт працює разом із P&L за місяцями, управлінським балансом, контрагентами та імпортом виписок. Доступ до екрана мають ролі з правом бачити фінанси.