План-факт: бюджет на месяц и контроль расходов

Что такое план-факт и зачем он малому бизнесу

План-факт — это сравнение запланированных доходов и расходов с фактическими за тот же период. Он отвечает на простой вопрос: укладывается ли компания в бюджет месяца — и если нет, то по какой статье.

В малом бизнесе бюджет обычно живёт в Excel: план составили в начале месяца, а факт сводят в конце, когда деньги уже потрачены. В 95sales CRM факт собирается сам — из оплат клиентов, расходов, ведомости зарплат и загруженных банковских выписок. Поэтому отклонение видно в середине месяца, пока его ещё можно исправить.

Что показывает экран «План-факт»

Экран строится на один месяц. Статьи расходов сгруппированы — так же, как в P&L по месяцам: группа «Маркетинг» включает рекламу и подрядчиков, группа «Офис» — аренду и коммунальные услуги и т. д.

Полоса исполнения — главная подсказка. Если 10-го числа статья «Реклама» потрачена на 70%, а месяц прошёл на треть, полоса уйдёт за метку «сегодня» — это сигнал разобраться до конца месяца, а не после.

Как заполнить бюджет на месяц: 5 шагов

1. Откройте «Деньги → План-факт» и выберите месяц.
2. Нажмите «Как в прошлом месяце», чтобы скопировать прошлый план, или «По среднему за 3 мес.» — CRM посчитает среднее фактических расходов по каждой статье, ведомости и выручке за три предыдущих месяца и округлит до 100.
3. Поправьте вручную строки, где месяц будет особенным: запуск рекламы, разовая закупка, сезон.
4. Задайте план выручки — это одна общая сумма на компанию.
5. В течение месяца смотрите на отклонения и полосы исполнения: статьи с перерасходом считаются отдельно.

Факт заполнять не нужно — он берётся из того, что уже есть в CRM. Чем полнее загружены операции, тем точнее факт; для этого есть импорт выписки.

Кому нужен план-факт: примеры

Клиника или реабилитационный центр. Допустим, у частной клиники фиксированные расходы — аренда, ФОТ, сервисы — и переменные: реклама, расходники от подрядчиков. План по среднему за 3 месяца даёт реалистичный бюджет, а строка «Зарплаты (ведомость)» показывает, не выходит ли фонд оплаты труда за рамки из-за новых сотрудников.

Агентство. У маркетингового агентства расходы на подрядчиков и сервисы растут вместе с клиентами, и их легко пропустить. План-факт с фильтром по проекту показывает, сколько фактически ушло на конкретного клиента или направление, а общий бюджет — остаётся ли компания в рамках.

Сервисная компания. Для сферы услуг важен баланс выручки и расходов в течение месяца: если выручка отстаёт от плана, а расходы идут по графику, прибыль в конце месяца будет ниже — это видно заранее.

Фильтр по проекту

Проект — это направление, клиент или филиал, по которому вы хотите видеть деньги отдельно. Проекты задаются в справочнике и проставляются у операций (в том числе при импорте из Finmap). Фильтр по проекту на экране план-факта меняет только факт: бюджет общий на компанию, отдельного плана на проект нет.

Как план-факт связан с P&L и балансом

Три отчёта отвечают на разные вопросы:

• P&L по месяцам — сколько компания заработала и потратила, с прибылью и рентабельностью.
• План-факт — укладываемся ли в бюджет этого месяца.
• Управленческий баланс — что у компании есть на сегодня: деньги, долги клиентов, обязательства.

Все три используют одни и те же операции и статьи, поэтому цифры между ними сходятся. Подробнее о методике — в гайде как вести план-факт.

Где доступен план-факт

План-факт работает вместе с P&L по месяцам, управленческим балансом, контрагентами и импортом выписок. Доступ к экрану — у ролей с правом видеть финансы.