План-факт — как вести пошагово

Что такое план-факт и зачем он малому бизнесу

План-факт (план-фактный анализ, анализ отклонений) — это таблица, где против каждой статьи стоят три числа: сколько собирались получить или потратить, сколько получили или потратили на самом деле и какая между ними разница. Он отвечает на один вопрос: идёт ли месяц так, как задумано, и если нет — где именно.

Малому бизнесу план-факт нужен не для отчётности, а для управления. Владелец агентства или клиники обычно знает выручку, но не знает, что подрядчики за месяц съели на 30% больше, а подписки на сервисы незаметно выросли вдвое. План-факт делает такие вещи видимыми, пока их ещё можно исправить.

Он опирается на две другие формы управленческого учёта: отчёт о прибылях и убытках (P&L) показывает, заработали ли вы, а движение денег — хватает ли их. Разница подробно разобрана в гайде ДДС и P&L: в чём разница. План-факт накладывает на эти цифры ваши ожидания.

Формулы: отклонение, процент, благоприятное и неблагоприятное

Отклонение считается одинаково для любой статьи, а вот оценка «хорошо или плохо» зависит от того, доход это или расход.

Отклонение (абс.) = факт − план

Отклонение (%) = (факт − план) / план × 100%

Исполнение (%) = факт / план × 100%

Перерасход — это расходная статья, где факт выше плана. Экономию тоже стоит проверять: часто это не экономия, а платёж, который ещё не провели или отнесли не на ту статью.

Для контроля внутри месяца пригодится темп: ожидаемый расход на сегодня = план × прошедшие дни / дней в месяце. Если к 15-му числу 30-дневного месяца по статье с планом 40 000 грн уже ушло 31 000 грн при ожидаемых 20 000 грн, статья идёт к перерасходу, даже если формально план ещё не превышен.

Как вести план-факт пошагово

Ниже — порядок, который работает для бизнеса с оборотом от сотен тысяч до нескольких миллионов гривен в месяц и не требует финансового отдела.

1. Задайте структуру статей. 10–25 статей расходов, сгруппированных в 4–6 групп: персонал, маркетинг, помещение, сервисы, налоги, прочее. Статья должна быть такой, чтобы по ней можно было принять решение: «Реклама» — да, «Разное» на 20% расходов — нет.
2. Соберите историю. Минимум 3 месяца фактических операций, разнесённых по этим статьям. Без истории план будет угадыванием. Если история лежит в банковских выписках или в Finmap, её проще загрузить, чем переносить руками — см. как перейти с Excel или Finmap на учёт в CRM.
3. Поставьте базовый план от истории. Два простых способа: «как в прошлом месяце» — для стабильных статей вроде аренды и подписок; «по среднему за 3 месяца» — для статей, которые колеблются (реклама, подрядчики, расходники).
4. Скорректируйте план под решения месяца. Новый проект, повышение аренды, запуск рекламной кампании — всё, что вы уже знаете, должно попасть в план до начала месяца, а не объясняться отклонением после.
5. Назначьте ответственных. У каждой статьи — один человек, который объясняет отклонение: маркетолог за рекламу, руководитель проектов за подрядчиков, администратор за расходники.
6. Установите порог реакции. Например: разбирать отклонение, если оно больше 10% и больше 5 000 грн одновременно. Так мелочи не отнимают время, а крупные суммы не теряются в процентах.
7. Сверяйте по графику. Еженедельно — темп по крупным статьям (5–10 минут), раз в месяц после закрытия — полный разбор с ответственными (30–60 минут).
8. Записывайте решения. Каждое отклонение выше порога заканчивается одним из трёх решений: исправить (урезать, перенести), принять (поднять план следующего месяца) или переразнести (ошибка учёта).

Пример план-факта за месяц: агентство

Допустим, digital-агентство с командой из 12 человек ведёт бюджет на сентябрь. Цифры гипотетические, все расчёты — по формулам выше.

Сначала база для плана. По двум статьям владелец посмотрел историю:

Среднее округлено до 100 грн. По подрядчикам план поднят до 120 000 грн под новый проект, по рекламе — оставлен на уровне среднего.

Итог сентября:

Что видно из таблицы:

1. Выручка недобрала всего 6%, расходы превысили план на 7,5%, а прибыль упала вдвое. Это эффект операционного рычага: небольшие отклонения в доходах и расходах складываются против прибыли.
2. Порог «больше 10% и больше 5 000 грн» прошли три статьи: реклама, подрядчики, сервисы. Именно их и разбирают с ответственными, а не все восемь строк.
3. Подрядчики выросли на 31 000 грн при падении выручки — значит, часть работ отдали наружу, но клиенту их не выставили или выставят в следующем месяце. Это вопрос к руководителю проектов.
4. «Прочее» на 34,7% ниже плана — повод проверить, не осталось ли операций в неразнесённых.

Как выглядит план-факт в клинике или сервисной компании

Логика та же, меняется структура статей. В клинике крупные статьи — зарплаты врачей и персонала, расходные материалы, аренда, внешняя лаборатория, реклама; в сервисной компании — выездной персонал, транспорт, материалы, реклама.

Для статей, которые растут вместе с выручкой (расходники, подрядчики, сдельная оплата), полезно смотреть ещё и долю от выручки: если план был 13% выручки, а факт — 18%, проблема в эффективности, а не в объёме работы.

Как вести план-факт в 95sales CRM

В 95sales CRM план-факт строится на тех же операциях, что и P&L, поэтому факт не нужно сводить руками. План задаётся на месяц по каждой статье расходов, отдельно по выручке и по «Зарплатам (ведомость)». По каждой строке видны план, факт, отклонение и полоса исполнения с меткой «сегодня» — по ней видно, обгоняет ли расход месяц. Наверху — выручка план/факт, расходы план/факт, прибыль и число статей с перерасходом.

Базовый план ставится одной кнопкой: «Как в прошлом месяце» копирует план прошлого месяца, «По среднему за 3 мес.» считает среднее по фактическим расходам каждой статьи, ведомости и выручке за три предыдущих месяца с округлением до 100. Факт берётся из оплат клиентов, расходов и ведомости, а историю можно загрузить импортом выписки или данных Finmap. Детали по месяцам — в P&L с группами статей и проектами.

Частые ошибки при ведении план-факта

1. План «с потолка». Цифры без опоры на историю дают отклонения, которые ничего не значат. Начинайте с факта прошлых месяцев.
2. Слишком дробные статьи. 60 статей по 2 000 грн никто не разбирает. Объединяйте мелкие, оставляйте те, по которым есть решение.
3. Большая статья «Прочее». Если в неё уходит больше 5–10% расходов, план-факт теряет смысл: перерасход прячется именно там.
4. Сверка раз в квартал. К этому моменту деньги уже потрачены. Темп по крупным статьям смотрят хотя бы раз в неделю.
5. Нет ответственного. Отклонение без хозяина превращается в «так получилось».
6. Смешение кассового и начисленного. Если факт кассовый, а план — по актам, отклонения будут «прыгать» между месяцами. Держите план и факт в одной логике. Подробнее — в гайде управленческий учёт для агентства и клиники.
7. Реакция на каждую строку. Без порога команда тонет в мелочах и перестаёт смотреть отчёт вообще.