ДДС и P&L — в чём разница

Что такое ДДС и что такое P&L

ДДС — это отчёт о движении денег: остаток на начало периода, все поступления, все выплаты и остаток на конец. В нём есть только живые деньги, которые прошли через банк или кассу, независимо от того, за что они.

P&L (Profit and Loss, отчёт о прибылях и убытках, ОПиУ) — это отчёт о результате: сколько бизнес заработал за период и сколько потратил, чтобы это заработать. Разница — прибыль, а её доля в выручке — рентабельность.

Оба отчёта строятся из одних и тех же операций, поэтому прибыль 197 000 грн и прирост денег 7 000 грн за один месяц — нормальная ситуация, а не ошибка учёта.

ДДС и P&L: в чём разница по сути

Главное отличие — момент учёта: в ДДС — когда деньги двинулись, в P&L — когда доход заработан или расход понесён.

Кассовый метод и метод начисления

Кассовый метод учитывает доходы и расходы по датам оплаты, метод начисления — по датам, когда работа сделана и расход возник. Это два способа построить P&L.

Кассовый метод: выручка — оплаты клиентов, полученные в месяце; расход — то, что оплачено в месяце. Просто и легко проверить по выписке. Минус — прибыль «прыгает»: крупная предоплата делает месяц прибыльным.

Метод начисления: выручка — выполненные работы и оказанные услуги месяца, даже если клиент ещё не заплатил; расход — то, что относится к месяцу, даже если ещё не выплачено. Прибыль ровнее и честнее показывает экономику, но нужно вести долги, авансы и начисления.

Малому бизнесу обычно хватает кассового P&L плюс контроля обязательств: кто должен нам, кому должны мы и какие авансы уже получены.

Почему прибыль есть, а денег нет: 6 причин

Прибыль и деньги расходятся по шести типовым причинам, и каждую можно посчитать отдельно.

Выплаты собственнику — не расход бизнеса, а распределение прибыли. Если записывать их в расходы, P&L занижает прибыль, и решения о ценах принимаются по неверным цифрам.

Пример: один месяц агентства в двух отчётах

Ниже — гипотетический сентябрь digital-агентства. Все суммы условные, расчёты сделаны по формулам этого гайда.

Что произошло за месяц:

1. Выполнено работ для клиентов на 600 000 грн. Клиенты оплатили из них 420 000 грн, ещё 180 000 грн оплатят в октябре.
2. Один клиент погасил августовский долг — 90 000 грн.
3. Другой клиент внёс предоплату за октябрь — 60 000 грн.
4. Зарплата команды за сентябрь начислена — 300 000 грн, выплачивается 5 октября. В сентябре выплачена зарплата за август — 280 000 грн.
5. Аренда и сервисы оплачены — 40 000 и 30 000 грн.
6. Налоги за сентябрь начислены — 30 000 грн; оплачены налоги прошлого периода — 25 000 грн.
7. Куплены ноутбуки — 108 000 грн, срок службы 36 месяцев.
8. Возвращена часть кредита — 30 000 грн, собственник забрал 50 000 грн.

P&L по методу начисления:

ДДС за тот же месяц:

Прибыль — 197 000 грн, а денег прибавилось на 7 000 грн. Глядя только на P&L, собственник может решить нанять ещё двух человек. ДДС показывает, что свободных денег почти нет: зарплата за сентябрь в 300 000 грн ещё впереди, а 60 000 грн — аванс за октябрь.

Если тот же месяц построить кассовым методом (доходы и расходы по датам оплаты, без техники, кредита и выплат собственнику), прибыль составит 570 000 − 375 000 = 195 000 грн — то есть ровно операционный поток из ДДС.

Пример для клиники или студии: абонемент и оборудование

В клинике и любой сфере услуг с абонементами расхождение создают курсы, оплаченные вперёд, и дорогое оборудование.

Допустим, клиент оплатил курс из 10 процедур по 2 000 грн — 20 000 грн сразу. В сентябре он прошёл 3 процедуры.

Покупка аппарата за 480 000 грн со сроком службы 4 года в ДДС — минус 480 000 грн в месяц покупки, в P&L по начислению — 10 000 грн амортизации ежемесячно. В кассовом P&L аппарат, записанный расходом, делает месяц убыточным, хотя бизнес работает нормально.

Как сверить прибыль и движение денег: пошагово

Сверка объясняет разницу между прибылью и деньгами и ловит ошибки разноски. Формулы:

Операционный поток = прибыль + амортизация − прирост долгов клиентов + прирост авансов клиентов + прирост долгов по зарплате и налогам

Изменение денег = операционный поток − покупки техники ± кредиты − выплаты собственнику

Шаги:

1. Возьмите прибыль из P&L по начислению за месяц.
2. Добавьте амортизацию — это расход без выплаты денег.
3. Вычтите прирост дебиторки: на сколько долги клиентов на конец месяца больше, чем на начало.
4. Добавьте прирост авансов клиентов, зарплаты к выплате и неоплаченных налогов.
5. Вычтите покупки техники, возвраты кредитов и выплаты собственнику; добавьте полученные кредиты.
6. Сравните результат с фактическим изменением остатков на счетах и в кассах. Расхождение больше пары процентов — ищите неразнесённые операции и переводы между своими счетами, записанные как доход или расход.

Сверка для примера агентства:

Сходится с ДДС до гривны — операции разнесены правильно.

Когда какой отчёт нужен

ДДС нужен для решений на ближайшие недели, P&L — для решений о модели бизнеса.

Как превратить месячные отчёты в план и контролировать отклонения — в гайде план-факт пошагово. Общая схема учёта для небольшой компании — в гайде управленческий учёт для агентства и клиники.

Как это устроено в 95sales CRM

В 95sales CRM P&L по месяцам строится кассовым методом: выручка — это оплаты клиентов по датам оплаты, расходы разнесены по статьям и группам статей, есть фильтр по проектам, рентабельность и экспорт в Excel. По сути такой P&L показывает денежную картину бизнеса в разрезе статей — то, что в примере выше получилось как «прибыль кассовым методом».

Взгляд по начислению даёт управленческий баланс на сегодня. В нём видны ровно те строки, из которых складывается сверка: долги клиентов, авансы клиентов (переплаты), зарплата к выплате и неоплаченные налоги, а также деньги на счетах и в кассах. Долги и оплаты по каждому клиенту видны в разделе оплаты и долги.

Типичные ошибки

1. Смотреть только на один отчёт. Прибыльный бизнес может остаться без денег на зарплату, а с хорошим остатком — быть убыточным.
2. Считать предоплату заработанной. Аванс — это обязательство перед клиентом, пока работа не сделана.
3. Записывать выплаты собственнику и возврат кредита в расходы. P&L занижается, рентабельность выглядит хуже, чем есть.
4. Не разносить переводы между своими счетами. Они раздувают и поступления, и выплаты в ДДС.
5. Не сверять раз в месяц. Ошибки накапливаются, и через полгода отчётам никто не верит.