ДДС (рух грошей) і P&L — у чому різниця

Що таке ДДС і що таке P&L

ДДС — це звіт про рух грошей: залишок на початок періоду, усі надходження, усі виплати й залишок на кінець. У ньому лише живі гроші, що пройшли через банк або касу, незалежно від того, за що вони.

P&L (Profit and Loss, звіт про прибутки та збитки) — це звіт про результат: скільки бізнес заробив за період і скільки витратив, щоб це заробити. Різниця — прибуток, а його частка у виторгу — рентабельність.

Обидва звіти будуються з тих самих операцій, тож прибуток 197 000 грн і приріст грошей 7 000 грн за один місяць — нормальна ситуація, а не помилка обліку.

ДДС (рух грошей) і P&L: різниця по суті

Головна відмінність — момент обліку: у ДДС — коли гроші рушили, у P&L — коли дохід зароблено або витрату понесено.

Касовий метод і метод нарахування

Касовий метод враховує доходи й витрати за датами оплати, метод нарахування — за датами, коли роботу виконано і витрата виникла. Це два способи побудувати P&L.

Касовий метод: виторг — оплати клієнтів, отримані в місяці; витрата — те, що сплачено в місяці. Просто, легко перевірити за випискою. Мінус — прибуток «стрибає»: велика передоплата робить місяць прибутковим.

Метод нарахування: виторг — виконані роботи й надані послуги місяця, навіть якщо клієнт ще не заплатив; витрата — те, що стосується місяця, навіть якщо ще не виплачено. Прибуток рівніший і чесніше показує економіку, але треба вести борги, аванси й нарахування.

Малому бізнесу зазвичай досить касового P&L і контролю зобов'язань: хто винен нам, кому винні ми і які аванси вже отримано.

Чому прибуток є, а грошей немає: 6 причин

Прибуток і гроші розходяться з шести типових причин, і кожну можна порахувати окремо.

Виплати власникові — не витрата бізнесу, а розподіл прибутку. Якщо записувати їх у витрати, P&L занижує прибуток, і рішення про ціни ухвалюються за хибними цифрами.

Приклад: один місяць агенції у двох звітах

Нижче — гіпотетичний вересень digital-агенції. Усі суми умовні, розрахунки зроблено за формулами цього гайду.

Що сталося за місяць:

1. Виконано робіт для клієнтів на 600 000 грн. Із них клієнти оплатили 420 000 грн, ще 180 000 грн сплатять у жовтні.
2. Один клієнт погасив серпневий борг — 90 000 грн.
3. Інший клієнт вніс передоплату за жовтень — 60 000 грн.
4. Зарплату команди за вересень нараховано — 300 000 грн, виплата 5 жовтня. У вересні виплачено зарплату за серпень — 280 000 грн.
5. Оренду й сервіси сплачено — 40 000 і 30 000 грн.
6. Податки за вересень нараховано — 30 000 грн; сплачено податки попереднього періоду — 25 000 грн.
7. Куплено ноутбуки — 108 000 грн, строк служби 36 місяців.
8. Повернуто частину кредиту — 30 000 грн, власник забрав 50 000 грн.

P&L за методом нарахування:

ДДС за той самий місяць:

Прибуток — 197 000 грн, а грошей додалося на 7 000 грн. Дивлячись лише на P&L, власник може вирішити найняти ще двох людей. ДДС показує, що вільних грошей майже немає: зарплата за вересень у 300 000 грн ще попереду, а 60 000 грн — аванс за жовтень.

Якщо той самий місяць побудувати касовим методом (доходи й витрати за датами оплати, без техніки, кредиту й виплат власникові), прибуток становитиме 570 000 − 375 000 = 195 000 грн — тобто рівно операційний потік із ДДС.

Приклад для клініки чи студії: абонемент і обладнання

У клініці й будь-якій сфері послуг з абонементами розбіжність створюють курси, оплачені наперед, і дороге обладнання.

Припустімо, клієнт оплатив курс із 10 процедур по 2 000 грн — 20 000 грн одразу. У вересні він пройшов 3 процедури.

Апарат за 480 000 грн зі строком служби 4 роки в ДДС — мінус 480 000 грн у місяці купівлі, у P&L за нарахуванням — 10 000 грн амортизації щомісяця. У касовому P&L апарат, записаний витратою, робить місяць збитковим, хоча бізнес працює нормально.

Як звірити прибуток і рух грошей: покроково

Звірка пояснює різницю між прибутком і грошима та ловить помилки рознесення. Формули:

Операційний потік = прибуток + амортизація − приріст боргів клієнтів + приріст авансів клієнтів + приріст боргів із зарплати й податків

Зміна грошей = операційний потік − купівля техніки ± кредити − виплати власникові

Кроки:

1. Візьміть прибуток із P&L за методом нарахування за місяць.
2. Додайте амортизацію — це витрата без виплати грошей.
3. Відніміть приріст дебіторки: наскільки борги клієнтів на кінець місяця більші, ніж на початок.
4. Додайте приріст авансів клієнтів, зарплати до виплати й несплачених податків.
5. Відніміть купівлю техніки, повернення кредитів і виплати власникові; додайте отримані кредити.
6. Порівняйте результат із фактичною зміною залишків на рахунках і в касах. Розбіжність понад кілька відсотків — шукайте нерознесені операції та перекази між власними рахунками, записані як дохід чи витрату.

Звірка для прикладу агенції:

Збігається з ДДС до гривні — операції рознесено правильно.

Коли який звіт потрібен

ДДС потрібен для рішень на найближчі тижні, P&L — для рішень про модель бізнесу.

Як перетворити місячні звіти на план і контролювати відхилення — у гайді план-факт покроково. Загальна схема обліку для невеликої компанії — у гайді управлінський облік для агенції та клініки.

Як це влаштовано в 95sales CRM

У 95sales CRM P&L за місяцями будується касовим методом: виторг — це оплати клієнтів за датами оплати, витрати рознесено за статтями й групами статей, є фільтр за проєктами, рентабельність і експорт в Excel. По суті такий P&L показує грошову картину бізнесу в розрізі статей — те, що в прикладі вище вийшло як «прибуток касовим методом».

Погляд за нарахуванням дає управлінський баланс на сьогодні. У ньому видно саме ті рядки, з яких складається звірка: борги клієнтів, аванси клієнтів (переплати), зарплата до виплати й несплачені податки, а також гроші на рахунках і в касах. Борги та оплати кожного клієнта видно в розділі оплати й борги.

Типові помилки

1. Дивитися лише на один звіт. Прибутковий бізнес може залишитися без грошей на зарплату, а з добрим залишком — бути збитковим.
2. Вважати передоплату заробленою. Аванс — це зобов'язання перед клієнтом, доки роботу не виконано.
3. Записувати виплати власникові й повернення кредиту у витрати. P&L занижується, рентабельність виглядає гіршою, ніж є.
4. Не розносити перекази між власними рахунками. Вони роздувають і надходження, і виплати в ДДС.
5. Не звіряти щомісяця. Помилки накопичуються, і за пів року звітам уже ніхто не вірить.