План-факт — як вести покроково

Що таке план-факт і навіщо він малому бізнесу

План-факт (план-фактний аналіз, аналіз відхилень) — це таблиця, де навпроти кожної статті стоять три числа: скільки збиралися отримати чи витратити, скільки отримали чи витратили насправді і яка між ними різниця. Він відповідає на одне питання: чи йде місяць так, як задумано, а якщо ні — де саме.

Малому бізнесу план-факт потрібен не для звітності, а для управління. Власник агенції чи клініки зазвичай знає виторг, але не знає, що підрядники за місяць з'їли на 30% більше, а підписки на сервіси непомітно зросли вдвічі. План-факт робить такі речі видимими, поки їх ще можна виправити.

Він спирається на дві інші форми управлінського обліку: звіт про прибутки та збитки (P&L) показує, чи ви заробили, а рух грошей — чи їх вистачає. Різницю докладно розібрано в гайді ДДС і P&L: у чому різниця. План-факт накладає на ці цифри ваші очікування.

Формули: відхилення, відсоток, сприятливе й несприятливе

Відхилення рахується однаково для будь-якої статті, а от оцінка «добре чи погано» залежить від того, дохід це чи витрата.

Відхилення (абс.) = факт − план

Відхилення (%) = (факт − план) / план × 100%

Виконання (%) = факт / план × 100%

Перевитрата — це видаткова стаття, де факт вищий за план. Економію теж варто перевіряти: часто це не економія, а платіж, який ще не провели або віднесли не на ту статтю.

Для контролю всередині місяця знадобиться темп: очікувана витрата на сьогодні = план × днів минуло / днів у місяці. Якщо до 15-го числа 30-денного місяця за статтею з планом 40 000 грн уже пішло 31 000 грн при очікуваних 20 000 грн, стаття йде до перевитрати, навіть якщо формально план ще не перевищено.

Як вести план-факт покроково

Нижче — порядок, який працює для бізнесу з оборотом від сотень тисяч до кількох мільйонів гривень на місяць і не потребує фінансового відділу.

1. Задайте структуру статей. 10–25 статей витрат, згрупованих у 4–6 груп: персонал, маркетинг, приміщення, сервіси, податки, інше. Стаття має бути такою, щоб за нею можна було ухвалити рішення: «Реклама» — так, «Різне» на 20% витрат — ні.
2. Зберіть історію. Щонайменше 3 місяці фактичних операцій, рознесених за цими статтями. Без історії план буде вгадуванням. Якщо історія лежить у банківських виписках або у Finmap, її простіше завантажити, ніж переносити вручну, — див. як перейти з Excel або Finmap на облік у CRM.
3. Поставте базовий план від історії. Два прості способи: «як минулого місяця» — для стабільних статей на кшталт оренди й підписок; «за середнім за 3 місяці» — для статей, що коливаються (реклама, підрядники, витратні матеріали).
4. Скоригуйте план під рішення місяця. Новий проєкт, підвищення оренди, запуск рекламної кампанії — усе, що ви вже знаєте, має потрапити в план до початку місяця, а не пояснюватися відхиленням потім.
5. Призначте відповідальних. У кожної статті — одна людина, яка пояснює відхилення: маркетолог за рекламу, керівник проєктів за підрядників, адміністратор за витратні матеріали.
6. Встановіть поріг реакції. Наприклад: розбирати відхилення, якщо воно одночасно більше за 10% і більше за 5 000 грн. Так дрібниці не забирають час, а великі суми не губляться у відсотках.
7. Звіряйте за графіком. Щотижня — темп за великими статтями (5–10 хвилин), раз на місяць після закриття — повний розбір із відповідальними (30–60 хвилин).
8. Фіксуйте рішення. Кожне відхилення понад поріг закінчується одним із трьох рішень: виправити (урізати, перенести), прийняти (підняти план наступного місяця) або перерознести (помилка обліку).

Приклад план-факту за місяць: агенція

Припустімо, digital-агенція з командою з 12 осіб веде бюджет на вересень. Цифри гіпотетичні, усі розрахунки — за формулами вище.

Спершу база для плану. За двома статтями власник переглянув історію:

Середнє округлено до 100 грн. За підрядниками план піднято до 120 000 грн під новий проєкт, за рекламою — залишено на рівні середнього.

Підсумок вересня:

Що видно з таблиці:

1. Виторг недобрав лише 6%, витрати перевищили план на 7,5%, а прибуток упав удвічі. Це ефект операційного важеля: невеликі відхилення в доходах і витратах складаються проти прибутку.
2. Поріг «понад 10% і понад 5 000 грн» пройшли три статті: реклама, підрядники, сервіси. Саме їх і розбирають із відповідальними, а не всі вісім рядків.
3. Підрядники зросли на 31 000 грн за падіння виторгу — отже, частину робіт віддали назовні, але клієнтові їх не виставили або виставлять наступного місяця. Це питання до керівника проєктів.
4. «Інше» на 34,7% нижче за план — привід перевірити, чи не лишилися операції серед нерознесених.

Який вигляд має план-факт у клініці чи сервісній компанії

Логіка та сама, змінюється структура статей. У клініці великі статті — зарплати лікарів і персоналу, витратні матеріали, оренда, зовнішня лабораторія, реклама; у сервісній компанії — виїзний персонал, транспорт, матеріали, реклама.

Для статей, що ростуть разом із виторгом (витратні матеріали, підрядники, відрядна оплата), корисно дивитися ще й на частку від виторгу: якщо план був 13% виторгу, а факт — 18%, проблема в ефективності, а не в обсязі роботи.

Як вести план-факт у 95sales CRM

У 95sales CRM план-факт будується на тих самих операціях, що й P&L, тож факт не треба зводити вручну. План задається на місяць за кожною статтею витрат, окремо за виторгом і за «Зарплатами (відомість)». За кожним рядком видно план, факт, відхилення і смугу виконання з позначкою «сьогодні» — за нею видно, чи обганяє витрата місяць. Угорі — виторг план/факт, витрати план/факт, прибуток і кількість статей із перевитратою.

Базовий план ставиться однією кнопкою: «Як минулого місяця» копіює план попереднього місяця, «За середнім за 3 міс.» рахує середнє за фактичними витратами кожної статті, відомістю і виторгом за три попередні місяці з округленням до 100. Факт береться з оплат клієнтів, витрат і відомості, а історію можна завантажити імпортом виписки або даних Finmap. Деталі за місяцями — у P&L із групами статей і проєктами.

Типові помилки у веденні план-факту

1. План «зі стелі». Цифри без опори на історію дають відхилення, які нічого не означають. Починайте з факту минулих місяців.
2. Надто дрібні статті. 60 статей по 2 000 грн ніхто не розбирає. Об'єднуйте дрібні, залишайте ті, за якими є рішення.
3. Велика стаття «Інше». Якщо на неї йде понад 5–10% витрат, план-факт втрачає сенс: перевитрата ховається саме там.
4. Звіряння раз на квартал. На цей момент гроші вже витрачено. Темп за великими статтями дивляться хоча б раз на тиждень.
5. Немає відповідального. Відхилення без господаря перетворюється на «так вийшло».
6. Змішування касового й нарахованого. Якщо факт касовий, а план — за актами, відхилення «стрибатимуть» між місяцями. Тримайте план і факт в одній логіці. Докладніше — у гайді управлінський облік для агенції та клініки.
7. Реакція на кожен рядок. Без порогу команда тоне в дрібницях і зрештою перестає дивитися звіт.