Імпорт банківської виписки й перенесення з Finmap

Як працює імпорт виписки

Імпорт виписки — це перенесення операцій із файлу банку в облік CRM: кожен рядок стає операцією за рахунком, витрати розносяться за статтями, надходження прив'язуються до клієнтів. Кнопка «Імпорт виписки / Finmap» розташована на екрані операцій у розділі «Гроші».

CRM шукає рядок заголовків сама — серед перших 30 рядків файлу. Реквізити банку й шапка над таблицею пропускаються. Заголовки розпізнаються українською, російською, англійською й частково польською: «Дата операції», «Booking date», «Призначення платежу», «Nazwa kontrahenta» тощо.

Які колонки й формати розпізнаються

Якщо CRM зрозуміла колонку не так, її можна перепризначити вручну. Перед завантаженням показуються перші 6 операцій і рядки без дати чи суми — їх буде пропущено.

Джерело файлу визначається автоматично: Finmap — за колонкою суми у валюті компанії, виписка Monobank — за колонкою MCC, виписка ПриватБанку — за колонками «Картка» і «Категорія». Банківські категорії на кшталт «Супермаркети» навмисно не перетворюються на статті: статті — ваші, а не банку.

Імпорт із Finmap або банку: 4 кроки

1. Вивантажте файл. З Finmap — вивантаження операцій, із банку — виписку за період в Excel (.xlsx) або CSV. Старий .xls збережіть заново як .xlsx чи .csv.
2. Завантажте в CRM. «Гроші → Операції → Імпорт виписки / Finmap». Перевірте, як розпізнано колонки, за потреби перепризначте. Позначте, чи заводити нових контрагентів із надходженнями клієнтами («Приходи від нових контрагентів — завести клієнтами»; в агенцій увімкнено за замовчуванням).
3. Перевірте. Кнопка «Перевірити» — пробний прогін без запису: скільки операцій нових, скільки вже було, надходження, витрати, перекази, які рахунки й статті буде створено. Далі — «Завантажити».
4. Скасуйте в разі помилки. У списку «Попередні завантаження» (останні 30) власник натискає «Скасувати» — операції цього завантаження та створені з них оплати й витрати видаляються. Рахунки й статті лишаються.

Що переноситься з Finmap

Вивантаження Finmap переносить усю структуру обліку, а не лише суми:

• рахунки — нові створюються автоматично, валюта береться з файлу;
• категорії й підкатегорії — стають групами статей і статтями, нові статті потрапляють до довідника;
• контрагенти й проєкти;
• перекази між власними рахунками — двома операціями «власний переказ», щоб вони не потрапили ні в доходи, ні у витрати.

Витрати одразу розносяться за статтями. Надходження прив'язуються до клієнта за назвою контрагента; надходження без клієнта враховується за статтею як «інше надходження». Після перенесення P&L за місяцями будується на тих самих категоріях, до яких ви звикли у Finmap. Порівняння двох підходів — на сторінці 95sales і Finmap.

Повторне завантаження без дублів

Кожна операція має відбиток — за рахунком, датою, сумою, контрагентом, описом і номером повтору однакового рядка у файлі. Якщо завантажити той самий файл або виписку з періодом, що перетинається, ще раз, уже завантажені операції не задвояться. Крок «Перевірити» заздалегідь покаже, скільки з них нових.

Великі файли завантажуються частинами: браузер надсилає операції пачками по 300 рядків, тож виписка за рік проходить за кілька запитів. Ліміту на кількість операцій на місяць немає.

Що відбувається з операціями після завантаження

Операції з виписки банку CRM розносить власними правилами: запам'ятовані контрагенти, працівники, сервіси. Правило запам'ятовується, коли ви один раз рознесли контрагента вручну. Усе, що не вдалося рознести, потрапляє в «Операції → Розібрати».

Валютні суми перераховуються в основну валюту за курсом на дату завантаження (не на дату операції). Контрагенти з виписок збираються в список «Контрагенти» з надходженнями, витратами, кількістю операцій і основною статтею.

Кому потрібен імпорт виписки: приклади

Клініка. Припустімо, приватна клініка отримує оплати через термінал і на розрахунковий рахунок, а витрати сплачує з двох карток. Раз на тиждень бухгалтер завантажує виписки — і в план-факті видно реальну витрату на рекламу й оренду.

Агенція. Агенція, яка вела фінанси у Finmap, переносить історію одним файлом: рахунки, статті, проєкти й контрагенти зберігаються, а надходження прив'язуються до клієнтів у CRM.

Сервісна компанія. Для сфери послуг з кількома рахунками в різних банках імпорт замінює ручне зведення виписок в Excel.

Де доступний імпорт

Є в 95sales CRM — покажемо на демо. Імпорт виписок і Finmap працює разом із P&L за місяцями, план-фактом, управлінським балансом і контрагентами. Перенесення з Finmap під час підключення може зробити наша команда — докладніше в гайді як перейти з Excel або Finmap на облік у CRM.