sales CRMГайдиБухгалтерія відповідає на запитання «скільки сплатити податків», управлінський облік — «чи заробляємо ми і на чому». Розбираємо три звіти, статті для агенції та клініки, метрики й рутину власника на прикладах.
Управлінський облік — це внутрішній облік для власника, який показує економіку бізнесу в зручних йому розрізах, а не у формах для податкової. Бухгалтерський і податковий облік потрібні державі: відобразити доходи, нарахувати податки, здати звітність. Управлінський — для рішень: підняти ціни, відмовитися від збиткового клієнта, найняти ще одного лікаря чи дизайнера.
| Бухгалтерський / податковий | Управлінський | |
|---|---|---|
| Для кого | Податкова, банки | Власник, директор |
| Правила | Закон і стандарти | Домовленості всередині компанії |
| Розрізи | Рахунки та форми звітності | Клієнти, проєкти, напрями, філії |
| Періодичність | Квартал, рік | Тиждень, місяць |
| Головне запитання | Скільки податків | Скільки заробляємо і на чому |
Для ФОП на єдиному податку різниця особливо помітна: податковий облік зводиться до книги доходів, витрат і прибутку в ньому немає. Тому чимало власників роками не знають своєї рентабельності.
Кожен звіт відповідає на своє запитання.
Головна пастка: прибуток і гроші на рахунку — не одне й те саме. P&L за нарахуванням показує прибуток, навіть якщо клієнти ще не заплатили. P&L за оплатами (касовий метод) ближчий до грошей, але не враховує авансів, боргів із зарплати й податків до сплати — їх показує баланс. Докладніше — у гайді ДДС і P&L: у чому різниця.
Довідник статей — фундамент обліку: якщо статті вигадані невдало, жоден звіт не відповість на потрібне запитання. Кожна стаття має допомагати ухвалити рішення, а «Інше» понад 5% витрат — сигнал, що довідник не працює.
Для маркетингової, digital- чи креативної агенції зручна така структура:
| Група | Статті |
|---|---|
| Виторг | Ретейнери (абонентська плата), разові проєкти, додаткові роботи |
| Транзит реклами | Отримано від клієнтів на рекламу, сплачено майданчикам |
| Прямі витрати | Підрядники та фрилансери, зарплата команди на проєктах, сервіси під клієнта |
| Команда (накладні) | Керівництво, продажі, акаунтинг, бухгалтерія |
| Офіс та інструменти | Оренда, підписки, зв'язок, техніка |
| Маркетинг агенції | Власна реклама, заходи, контент |
| Податки й комісії | Єдиний податок, ЄСВ, банківські комісії |
Окрема розмова — рекламні бюджети клієнтів. Якщо агенція отримує від клієнта 600 000 грн на рекламу і сплачує їх майданчикам, це не виторг. Записані як виторг, вони роздувають оборот: агенція з виторгом 1 млн і прибутком 150 тис. на папері перетворюється на агенцію з оборотом 1,6 млн і рентабельністю 9%. Ведіть їх окремою групою.
Для клініки головне — відокремити прямі витрати, які зростають разом із кількістю прийомів, від постійних, які доводиться сплачувати навіть у порожній місяць.
| Група | Статті |
|---|---|
| Виторг | Консультації, процедури, діагностика, курси — за напрямами |
| Прямі витрати | Відсоток лікарям, витратні матеріали, лабораторії-партнери |
| Персонал (постійний) | Оклади адміністраторів, медсестер, керуючого |
| Приміщення | Оренда, комунальні, прибирання |
| Обладнання | Сервіс, ремонт, лізинг |
| Маркетинг | Реклама, сайт, винагороди направникам |
| Податки й комісії | Податки, комісії еквайрингу |
Відсоток лікарю — прямі витрати, а не «зарплата взагалі»: він зростає разом із виторгом. Якщо покласти його в одну статтю з окладами адміністраторів, валову маржу не порахувати. Витратні матеріали обліковуйте за фактом закупівлі й стежте за їхньою часткою у виторгу по місяцях.
Нижче — гіпотетичний місяць двох бізнесів. Цифри умовні й показують лише логіку розрахунку.
| Рядок | Агенція, грн | % | Клініка, грн | % |
|---|---|---|---|---|
| Виторг | 1 000 000 | 100 | 1 200 000 | 100 |
| Підрядники / відсоток лікарям | 180 000 | 18 | 360 000 | 30 |
| Команда на проєктах / витратні матеріали | 330 000 | 33 | 144 000 | 12 |
| Валовий прибуток | 490 000 | 49 | 696 000 | 58 |
| Оклади керівництва і персоналу | 150 000 | 15 | 180 000 | 15 |
| Оренда, комунальні, сервіси | 95 000 | 9,5 | 175 000 | 14,6 |
| Маркетинг | 40 000 | 4 | 90 000 | 7,5 |
| Податки й комісії | 55 000 | 5,5 | 78 000 | 6,5 |
| Чистий прибуток | 150 000 | 15 | 173 000 | 14,4 |
Виторг агенції — ретейнери 720 000 і проєкти 280 000 грн, без транзиту реклами. Виторг клініки — консультації 300 000, процедури 600 000, діагностика 300 000 грн.
Чотири показники рахуються з P&L і балансу.
Універсальних норм немає: маржа залежить від моделі, цін і регіону. Порівнюйте себе із собою по місяцях. Більше показників для медичного бізнесу — у гайді KPI і юніт-економіка клініки.
Загальний прибуток може приховувати збиткового клієнта або напрям, що живе коштом інших. Тому кожне надходження і кожну пряму витрату позначайте проєктом: в агенції це клієнт або проєкт, у клініці — напрям або філія.
| Агенція: клієнт | Виторг | Підрядники | Команда (за годинами) | Маржа | % |
|---|---|---|---|---|---|
| А, ретейнер | 300 000 | 40 000 | 150 000 | 110 000 | 37 |
| Б, проєкт | 280 000 | 120 000 | 90 000 | 70 000 | 25 |
| В, ретейнер | 420 000 | 20 000 | 90 000 | 310 000 | 74 |
Клієнт А платить чимало, але забирає половину годин команди — привід переглянути обсяг робіт або ставку.
| Клініка: напрям | Виторг | Відсоток лікарям | Витратні матеріали | Маржа | % |
|---|---|---|---|---|---|
| Консультації | 300 000 | 90 000 | 6 000 | 204 000 | 68 |
| Процедури | 600 000 | 180 000 | 108 000 | 312 000 | 52 |
| Діагностика | 300 000 | 90 000 | 30 000 | 180 000 | 60 |
Процедури приносять найбільше грошей за найнижчої маржі: подорожчання витратних матеріалів б'є по них найсильніше. Постійні витрати на напрями механічно не розподіляйте: спершу дивіться на маржу після прямих витрат.
Довідник контрагентів показує те, чого немає в P&L: скільки за рік заплатив конкретний клієнт, скільки пішло одному підрядникові чи постачальникові, хто платить регулярно, а хто зник. Агенції він допомагає побачити концентрацію: якщо один клієнт дає понад 30% виторгу, його відхід — ризик для всього бізнесу.
Управлінський баланс показує, яка частина грошей на рахунках справді належить власникові. Приклад агенції на певну дату:
| Активи | грн | Зобов'язання | грн |
|---|---|---|---|
| Гроші на рахунках | 420 000 | Зарплата до виплати | 300 000 |
| Готівка в касі | 30 000 | Несплачені податки | 50 000 |
| Клієнти винні | 260 000 | Аванси клієнтів | 180 000 |
| Разом | 710 000 | Разом | 530 000 |
Капітал = активи − зобов'язання = 180 000 грн. На рахунках і в касі 450 000 грн, але понад половину вже обіцяно команді, податковій і клієнтам, які заплатили наперед. Вивести весь «прибуток за місяць» не можна — саме цей розрив і показує баланс.
Вистачає 30 хвилин на тиждень і кількох годин на місяць.
| Коли | Що дивитися | Запитання |
|---|---|---|
| Тиждень | Нерознесені операції | Чи все потрапило у статті? |
| Тиждень | Гроші й борги клієнтів | Чи вистачить на зарплату й податки, кому нагадати про оплату? |
| Тиждень | План-факт місяця | Яка стаття випереджає місяць? |
| Місяць | P&L і маржа за проєктами | Скільки заробили і на кому? |
| Місяць | Управлінський баланс | Скільки можна вивести, не зачепивши зарплат і податків? |
| Місяць | План на наступний місяць | Які ліміти за статтями? |
У 95sales CRM облік ведуть там само, де клієнти, оплати й зарплати, тож виторг не треба переносити між системами. Є:
Якщо облік зараз в Excel або Finmap, порядок переїзду — у гайді як перейти на облік у CRM.
Нічого не платите й нічим не зобов’язані.
Підписку обговорюємо, лише якщо після демо ви самі захочете. Вартість відома до старту.
Питання
Це облік грошей для власника, а не для податкової: скільки бізнес заробляє, на яких клієнтах і напрямах, скільки грошей вільні і де витрати вийшли за план.
Бухгалтерський ведуть за законом для податкової, управлінський — за внутрішніми правилами для рішень. У ньому є розрізи за клієнтами, проєктами й напрямами.
З довідника з 15–30 статей, відокремлення рекламних бюджетів клієнтів від виторгу та рознесення виписок за 3–6 місяців. Далі — P&L по місяцях і щотижневий перегляд грошей і боргів.
Ні. Гроші, які клієнт дає на рекламу і які йдуть майданчикам, — транзит. У виторгу вони роздувають оборот і занижують рентабельність.
Чиста рентабельність = чистий прибуток / виторг × 100%. Спершу порахуйте валову маржу (виторг мінус відсоток лікарям і витратні матеріали), потім відніміть оклади, оренду, маркетинг і податки.
Так. Бухгалтер потрібен для податків і звітності, а управлінський облік може вести власник, адміністратор або фінменеджер — якщо операції розносять регулярно.
Зберігаємо в браузері мітку переходу — за нею видно, яке оголошення чи посилання привели заявку. Без вашої згоди нічого не зберігаємо. Докладніше