Калькулятор неявок: скільки клініка втрачає на порожніх слотах

Як калькулятор рахує втрати

Втрати від неявок — це виторг, який клініка могла отримати в порожньому слоті, але не отримала. Калькулятор рахує його так:

Втрати на місяць = записи × частка неявок × (1 − частка заповнених слотів) × середній чек

Приклад. У клініки 600 записів на місяць, 15% неявок, середній чек 1 200 ₴, заповнити вдається 10% порожніх вікон. Втрати: 600 × 0,15 × 0,9 × 1 200 = 97 200 ₴ на місяць, понад 1,1 млн ₴ на рік. Якщо знизити неявки до 8%, клініка поверне близько 45 000 ₴ на місяць.

Чому рахувати треба не лише виторг

Порожній слот коштує дорожче за середній чек. Лікар, кабінет і адміністратор оплачені за будь-яких умов, тож майже весь виторг порожнього слота — це втрачений прибуток, а не просто недоотриманий оборот. Тому калькулятор показує виторг: це нижня межа втрат.

Ще дві речі, яких калькулятор не враховує, але про які варто пам'ятати:

1. Повторні візити. Пацієнт, який не прийшов на перший прийом, часто не приходить і на курс лікування.
2. Ціна залучення. Якщо пацієнт прийшов із реклами, клініка вже заплатила за його заявку. Порахувати її можна в калькуляторі вартості пацієнта.

Що робити, якщо цифра велика

Докладний розбір причин і заходів — у гайді «Неявки пацієнтів: як їх знизити». Коротко, від найвідчутнішого ефекту:

1. Нагадування про запис напередодні й за кілька годин до прийому.
2. Підтвердження візиту: адміністратор передзвонює тим, хто не відповів на нагадування.
3. Короткий строк до прийому: що далі запис, то частіше неявка.
4. Лист очікування, щоб швидко віддати вікно, яке звільнилося.
5. Облік неявок за лікарями, днями та джерелами — без нього не видно, де проблема.

Як це вирішує 95sales CRM

У записі 95sales CRM пацієнт автоматично отримує нагадування про запис через SMS і Viber — за день і за годину до прийому. Клініка сама вмикає нагадування. Неявки позначаються в розкладі й видні в аналітиці за лікарями та джерелами реклами, а вільне вікно одразу бачать адміністратор і відділ продажів.