Калькулятор неявок: сколько клиника теряет на пустых слотах

Как калькулятор считает потери

Потери от неявок — это выручка, которую клиника могла получить в пустом слоте, но не получила. Калькулятор считает её так:

Потери в месяц = записи × доля неявок × (1 − доля заполненных слотов) × средний чек

Пример. У клиники 600 записей в месяц, 15% неявок, средний чек 1 200 ₴, заполнить удаётся 10% пустых окон. Потери: 600 × 0,15 × 0,9 × 1 200 = 97 200 ₴ в месяц, больше 1,1 млн ₴ в год. Если снизить неявки до 8%, клиника вернёт около 45 000 ₴ в месяц.

Почему считать нужно не только выручку

Пустой слот стоит дороже среднего чека. Врач, кабинет и администратор оплачены в любом случае, поэтому почти вся выручка пустого слота — это потерянная прибыль, а не просто недополученный оборот. Поэтому калькулятор показывает выручку: это нижняя граница потерь.

Ещё две вещи, которые калькулятор не учитывает, но стоит держать в голове:

1. Повторные визиты. Пациент, который не пришёл на первый приём, часто не приходит и на курс лечения.
2. Цена привлечения. Если пациент пришёл из рекламы, клиника уже заплатила за его заявку. Посчитать её можно в калькуляторе стоимости пациента.

Что делать, если цифра большая

Подробный разбор причин и мер — в гайде «Неявки пациентов: как их снизить». Коротко, по порядку отдачи:

1. Напоминание о записи накануне и за пару часов до приёма.
2. Подтверждение визита: администратор перезванивает тем, кто не ответил на напоминание.
3. Короткий срок до приёма: чем дальше запись, тем чаще неявка.
4. Лист ожидания, чтобы быстро отдать освободившееся окно.
5. Учёт неявок по врачам, дням и источникам — без него не видно, где проблема.

Как это решает 95sales CRM

В записи 95sales CRM пациенту автоматически приходят напоминания о записи по SMS и Viber — за день и за час до приёма. Клиника сама включает напоминания. Неявки отмечаются в расписании и видны в аналитике по врачам и источникам рекламы, а свободное окно сразу видно администратору и отделу продаж.