Запись пациентов и расписание врачей

Как работает запись пациентов в CRM

Запись пациентов в 95sales — это раздел «Запись», где администратор ставит пациента на услугу к специалисту и в кабинет на конкретное время, а затем отмечает, пришёл ли он. Запись связана с карточкой пациента, прайсом и ведомостью зарплат, поэтому одна отметка обновляет сразу деньги, долг и выручку врача.

1. Выбор пациента. Из базы или новая амбулаторная карточка — пациент без койки, весь счёт которого состоит из начислений. Отдел продаж записывает прямо из заявки: пациент ищется одной строкой по пациентам, открытым заявкам и архиву старой базы.
2. Выбор услуги. Из прайс-листа: поиск по названию или коду из бумажного прайса. Цена подставляется по филиалу, длительность приёма — из услуги. Если пациент идёт на несколько процедур, кнопка «+ Ещё услуга» ставит записи подряд за один визит.
3. Специалист, кабинет и время. Если врач в это время занят, запись не сохранится, а CRM предложит свободных специалистов на это же время. Кабинет подставляется по специалисту.
4. Визит. После приёма администратор отмечает «Пришёл», «Не пришёл» или «Отменён».
5. Деньги. «Пришёл» на разовую услугу — начисление по цене услуги; по курсу — списание сеанса. Если у пациента есть долг, рядом появляется кнопка «Оплата».

Расписание врачей: три вида

Расписание врачей в 95sales показывается в трёх видах, между которыми переключаются одной кнопкой.

Сверху — итоги периода: сколько записано, сколько пришли и какой это процент, сколько не пришли и выручка дня по разовым услугам и сеансам курсов. Если в сети несколько клиник, расписание фильтруется по филиалу, а у кабинета можно указать, в каком филиале он находится.

Проверка занятости: никто не записан дважды

CRM не даёт записать пациента к специалисту, который в это время уже занят, с учётом длительности приёма и часов работы врача, и сразу предлагает свободных специалистов на этот же слот. Если занят кабинет, CRM предупреждает. Учитываются запланированные и состоявшиеся визиты, отменённые место не занимают. Это особенно важно, когда записывают несколько администраторов или запись идёт и с ресепшена, и по телефону.

Онлайн-запись пациентов через сайт

Онлайн-запись в 95sales CRM — это виджет на сайте клиники (ставится одной строкой кода) и ссылка на запись вида app.95sales.com/b/<клиника>, которую можно дать в соцсетях, рекламе или мессенджере. Включается в настройках, работает на русском, украинском и английском.

Что видит пациент. Выбирает услугу, специалиста и свободное время, оставляет имя и телефон — и всё, без звонка и ожидания ответа администратора.

Что получает клиника.

• Запись сразу появляется в расписании с пометкой «онлайн» — никто не переносит её из почты или мессенджера вручную.
• Занятое время проверяется на сервере, поэтому два пациента не займут один слот, даже если записываются одновременно с администратором.
• Вместе с записью сохраняется источник рекламы — видно, какая кампания приводит записавшихся.
• Новый пациент заводится заявкой в воронке, так что запись и источник лежат в одном месте, без двойного ввода.

Подтверждения записи кодом из SMS нет: клиника видит запись в расписании и при необходимости перезванивает пациенту сама.

Неявки: что видно в расписании

Неявка в 95sales — это визит со статусом «Не пришёл», и такие визиты считаются отдельно. В итогах периода показано, сколько пациентов не пришли и какая доля записанных дошла до приёма, а в виде «Список» неявки фильтруются по врачу, кабинету и периоду. CRM подсказывает следующий шаг — позвонить и перезаписать.

Напоминания пациентам по SMS и Viber

95sales CRM может автоматически напоминать пациенту о записи за день и за час до приёма: сначала по Viber, а если сообщение не доставлено — по SMS. Напоминания включает клиника в настройках, тексты свои, а в окне записи стоит галочка — для кого отправлять. Отправка идёт через TurboSMS: через аккаунт платформы или с собственным ключом TurboSMS клиники. В записи видно, каким каналом ушло напоминание.

Это напоминания только о конкретной записи. Массовых рассылок по базе, акций и поздравлений в CRM нет.

«Мои приёмы»: что видит врач

У врача в 95sales CRM свой экран «Мои приёмы» — только его приёмы и его пациенты, по дням и по неделе. После приёма врач отмечает «Пришёл», итоговую сумму и комментарий, что назначил; комментарий хранится зашифрованным. О новой записи и переносе врачу приходит личное уведомление.

По данным исследования в 10 клиниках, средняя доля неявок составила 18,8% (Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016). Даже часть этого показателя — заметные потери в расписании, поэтому неявки стоит смотреть каждую неделю по врачам и услугам.

Курсы процедур и запись

Курс процедур продаётся одним начислением на всю сумму, а затем каждый визит по курсу списывает сеанс. В записи такой визит отмечен «курс 3/10», и администратор видит, сколько сеансов осталось. Когда сеансы закончились, CRM не даст отметить ещё один визит по курсу и подскажет продать новый. Подробнее — на странице прайс-лист и курсы процедур.

Процент врачу от своих услуг

Состоявшиеся приёмы автоматически попадают в расчёт зарплаты: разовые услуги — по цене услуги, визиты по курсу — по стоимости курса, делённой на число сеансов. Врач с тем же именем, что в ведомости, получает процент от своих услуг без ручного подсчёта.

Для кого и какие задачи закрывает

• Частная клиника и медцентр. Расписание нескольких врачей и кабинетов, цены по филиалам, процент врачу — в одной системе с лидами и деньгами.
• Стоматология. Запись к врачу и в кабинет, курсы процедур, долги пациентов рядом с расписанием.
• Диагностический центр. Расписание по кабинетам, выручка дня, «Не пришли» — список для обзвона.
• Реабилитационный центр. Стационарные пациенты на койках плюс амбулаторные на процедурах — физиокабинет, массаж, бассейн.

Для пансионатов и хосписов запись обычно не нужна: там работают койки и поступления и план ухода.

Как начать вести запись в CRM

1. Загружаем ваш прайс из Excel: услуги, коды, цены по филиалам, длительность.
2. Добавляем специалистов и кабинеты — по ним строится расписание.
3. Переносим пациентов из таблицы или старой системы.
4. Настраиваем роли: кто записывает, кто отмечает визиты и кто видит суммы.
5. Первую неделю сверяем «Пришли» с кассой, чтобы команда привыкла отмечать визиты.