KPI і юніт-економіка клініки — формули та приклади

Що таке юніт-економіка клініки

Юніт-економіка — це розрахунок прибутку на одну одиницю бізнесу: одного пацієнта, одне ліжко, один кабінет або одного лікаря. Вона відповідає на запитання, якого не видно в загальному виторгу: чи приносить кожен новий пацієнт гроші, чи клініка росте за рахунок збитків.

Для амбулаторної клініки «юніт» — зазвичай пацієнт або візит. Для стаціонару, реабілітаційного центру й пансіонату — місце (ліжко) і ліжко-день. Для мережі — філія.

Нижче — показники, які варто рахувати всім. Усі приклади гіпотетичні, цифри підставляйте свої.

Фінансові KPI: середній чек, виторг, маржа

Середній чек

Середній чек показує, скільки грошей у середньому приносить один візит або одна оплата.

Середній чек = виторг за період ÷ кількість оплачених візитів (чеків)

Приклад: за місяць виторг 1 800 000 грн, оплачених візитів 1 500. Середній чек = 1 800 000 ÷ 1 500 = 1 200 грн.

Середній чек корисно дивитися за лікарями, напрямами й джерелами. Якщо в пацієнтів з одного рекламного каналу чек удвічі нижчий — цей канал приводить «не тих» пацієнтів.

Маржинальність

Маржа = (виторг − усі витрати) ÷ виторг × 100%

Приклад: виторг 1 800 000 грн, витрати 1 530 000 грн. Прибуток 270 000 грн, маржа = 270 000 ÷ 1 800 000 = 15%.

Рахуйте маржу для кожної філії окремо, з розподілом спільних витрат (бухгалтерія, маркетинг, керівництво). Без цього прибуткова філія «годує» збиткову, і цього не видно.

Маркетингові KPI: CAC, конверсія, LTV

CAC — вартість залучення пацієнта

CAC = витрати на залучення за період ÷ кількість нових пацієнтів, які оплатили послугу

Приклад: на рекламу й роботу маркетолога за місяць пішло 120 000 грн, прийшли й оплатили 150 нових пацієнтів. CAC = 120 000 ÷ 150 = 800 грн.

Важливо ділити на пацієнтів, які прийшли й заплатили, а не на заявки. Інакше CAC виглядає гарно, а гроші не сходяться. Докладно, з розбором за каналами — у гайді вартість залучення пацієнта.

Конверсія за етапами воронки

Конверсія етапу = кількість тих, хто перейшов на наступний етап ÷ кількість на поточному етапі × 100%

Приклад: 400 заявок → 260 записалися → 210 прийшли → 150 оплатили лікування після консультації.

Слабке місце видно одразу: якщо просідає «прийшли» — розбирайте неявки, якщо «записалися» — роботу адміністраторів на першому дзвінку.

LTV — виторг із пацієнта за весь час

LTV (lifetime value) — скільки грошей приносить пацієнт за весь час співпраці з клінікою.

LTV = середній чек × середня кількість візитів на пацієнта

Приклад: середній чек 1 200 грн, пацієнт у середньому робить 4,5 візиту. LTV = 1 200 × 4,5 = 5 400 грн.

Якщо рахувати за прибутком, а не за виторгом, помножте на маржу: 5 400 × 15% = 810 грн прибутку з пацієнта.

Співвідношення LTV і CAC

LTV ÷ CAC

За виторгом: 5 400 ÷ 800 = 6,75. За прибутком: 810 ÷ 800 ≈ 1. Другий розрахунок чесніший: за такого співвідношення клініка ледве окуповує залучення і заробляє лише на повторних візитах. Це привід або знижувати CAC, або працювати над повторними візитами й курсами.

Операційні KPI: заповнюваність, RevPAB, LOS

Заповнюваність (occupancy)

Для стаціонару й пансіонату:

Заповнюваність = зайняті ліжко-дні ÷ доступні ліжко-дні × 100%

Приклад: центр на 30 місць, у місяці 30 днів — доступно 900 ліжко-днів. Зайнято 765. Заповнюваність = 765 ÷ 900 = 85%.

Для амбулаторної клініки те саме рахують за слотами лікарів: зайняті слоти ÷ доступні слоти.

RevPAB — дохід на місце

RevPAB (revenue per available bed) показує, скільки виторгу приносить одне місце з урахуванням того, що частина місць порожня.

RevPAB = виторг за період ÷ кількість місць

Приклад: виторг центру на 30 місць за місяць — 2 100 000 грн. RevPAB = 2 100 000 ÷ 30 = 70 000 грн на місце на місяць.

Порівнюйте RevPAB між філіями: два центри можуть мати однакову заповнюваність, але різний дохід на місце через тарифи й додаткові послуги. Той самий принцип застосовний до кабінету чи лікаря: виторг ÷ кількість кабінетів або спеціалістів.

LOS — середній строк перебування

LOS = сума днів перебування виписаних пацієнтів ÷ кількість виписаних пацієнтів

Приклад: за квартал виписано 40 пацієнтів, сумарно вони пробули 2 600 днів. LOS = 2 600 ÷ 40 = 65 днів.

LOS безпосередньо пов'язаний з LTV: за щомісячного тарифу 70 000 грн і LOS близько двох місяців LTV пацієнта — приблизно 150 000 грн. Якщо LOS падає, дивіться на причини виписки: переведення, рішення родини, невдоволення.

Завантаження лікаря і дохід на спеціаліста

Для амбулаторної клініки головний операційний ресурс — час лікаря.

Завантаження лікаря = зайняті години прийому ÷ доступні години прийому × 100%

Дохід на спеціаліста = виторг за послугами лікаря за період ÷ 1 лікар

Приклад: у лікаря 160 годин прийому на місяць, зайнято 128. Завантаження = 128 ÷ 160 = 80%. Його послуги принесли 420 000 грн, відсоток лікарю — 30%, тобто 126 000 грн. Клініці лишається 294 000 грн до вирахування оренди кабінету, адміністраторів і витратних матеріалів.

Порівнюйте лікарів не лише за виторгом, а й за завантаженням: лікар із високим виторгом і завантаженням 95% — сигнал, що час розширювати розклад або наймати другого спеціаліста.

Частка повторних візитів

Частка повторних = пацієнти з двома й більше візитами за період ÷ усі пацієнти × 100%

Приклад: за пів року в клініки 1 200 пацієнтів, 540 із них прийшли повторно. Частка повторних = 45%.

Цей показник безпосередньо впливає на LTV і окупність реклами. Якщо частка повторних падає, перевірте, чи записують пацієнтів на наступний візит одразу після прийому і чи передзвонюють тим, хто перервав курс.

Точка беззбитковості клініки

Точка беззбитковості — виторг, за якого клініка покриває всі витрати і виходить у нуль.

Точка беззбитковості (виторг) = постійні витрати ÷ (1 − частка змінних витрат у виторгу)

Приклад: постійні витрати на місяць (оренда, оклади, комунальні послуги, підписки) — 900 000 грн. Змінні (відсотки лікарям, витратні матеріали, еквайринг) — 35% виторгу.

Точка беззбитковості = 900 000 ÷ (1 − 0,35) = 900 000 ÷ 0,65 ≈ 1 385 000 грн.

Для стаціонару зручніше рахувати в місцях:

Беззбиткове завантаження = постійні витрати ÷ (тариф за місце − змінні витрати на місце)

Приклад: постійні витрати 1 400 000 грн на місяць, тариф 70 000 грн, змінні витрати на пацієнта 20 000 грн. Беззбиткове завантаження = 1 400 000 ÷ 50 000 = 28 місць. Якщо в центрі 30 місць, запас міцності — лише 2 місця.

Таблиця KPI для директора

Дебіторка часто випадає з KPI, хоча саме вона перетворює прибуток на папері на касовий розрив. Як її контролювати — у гайді дебіторка пацієнтів.

Як рахувати KPI без ручних таблиць

Ручний розрахунок KPI ламається в трьох місцях: дані про заявки, візити й гроші лежать у різних системах; джерело пацієнта губиться між дзвінком і оплатою; спільні витрати ніхто не розподіляє між філіями.

Порядок, який працює:

1. Джерело фіксується під час заявки. Рекламні мітки й перший дотик зберігаються в картці — це основа наскрізної аналітики.
2. Кожна оплата прив'язана до пацієнта. Тоді середній чек, LTV і борги рахуються автоматично.
3. Витрати ведуться за філіями, спільні — розподіляються за правилом (пропорційно виторгу, місцям або вручну).
4. Звіт оновлюється сам, а не збирається наприкінці місяця.

У 95sales CRM екран директора показує виторг, витрати, прибуток, маржу, заповнюваність і точку беззбитковості за філіями, а також прогноз місяця — детальніше на сторінці фінанси і P&L. Середній чек, LOS, LTV, дохід на місце, на пацієнта і на спеціаліста, причини відмов і конверсія за джерелами — у розділі аналітика, з фільтрами за брендом, сайтом і менеджером.

Типові помилки в роботі з KPI

• Рахувати CAC на заявку, а не на пацієнта, який оплатив. Цифра в рази нижча за реальну.
• Дивитися лише на виторг. Зростання виторгу за падіння маржі — сигнал, а не успіх.
• Не розподіляти спільні витрати. Тоді P&L філії виглядає кращим, ніж є насправді.
• Порівнювати філії в абсолютних цифрах. Центр на 50 місць і центр на 20 місць порівнюють за RevPAB і заповнюваністю, а не за виторгом.
• Забагато KPI. Директорові вистачає 8–12 показників. Решта — для керівників відділів.

Для мережі клінік набір той самий, але додається порівняння філій між собою і зведення по холдингу — про це на сторінці CRM для мережі клінік.