Управленческий учёт для агентства и клиники — с чего начать

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского

Управленческий учёт — это внутренний учёт для собственника, который показывает экономику бизнеса в нужных ему разрезах, а не в формах для налоговой. Бухгалтерский и налоговый учёт нужны государству: отразить доходы, начислить налоги, сдать отчётность. Управленческий — для решений: поднять цены, отказаться от убыточного клиента, нанять ещё одного врача или дизайнера.

Для ФОП на едином налоге разница особенно заметна: налоговый учёт сводится к книге доходов, расходов и прибыли в нём нет. Поэтому многие владельцы годами не знают свою рентабельность.

Три отчёта управленческого учёта и план-факт

Каждый отчёт отвечает на свой вопрос.

1. P&L (прибыли и убытки) — заработали ли мы за месяц: доходы минус расходы, прибыль, рентабельность.
2. Движение денег (Cash Flow, ДДС) — откуда пришли и куда ушли деньги, включая инвестиции, кредиты и дивиденды.
3. Управленческий баланс — что у компании есть и что она должна на дату. Разница — капитал собственника.
4. План-факт — насколько месяц отклонился от бюджета по каждой статье.

Главная ловушка: прибыль и деньги на счёте — не одно и то же. P&L по начислению показывает прибыль, даже если клиенты ещё не заплатили. P&L по оплатам (кассовый метод) ближе к деньгам, но не учитывает авансы, долги по зарплате и налоги к уплате — их показывает баланс. Подробнее — в гайде ДДС и P&L: в чём разница.

Статьи для агентства: что выделить

Справочник статей — фундамент учёта: если статьи придуманы неудачно, ни один отчёт не ответит на нужный вопрос. Каждая статья должна помогать принять решение, а «Прочее» больше 5% расходов — сигнал, что справочник не работает.

Для маркетингового, digital- или креативного агентства удобна такая структура:

Отдельный разговор — рекламные бюджеты клиентов. Если агентство получает от клиента 600 000 грн на рекламу и платит их площадкам, это не выручка. Записанные как выручка, они раздувают оборот: агентство с выручкой 1 млн и прибылью 150 тыс. на бумаге превращается в агентство с оборотом 1,6 млн и рентабельностью 9%. Ведите их отдельной группой.

Статьи для клиники: что выделить

Для клиники главное — отделить прямые расходы, которые растут вместе с числом приёмов, от постоянных, которые нужно платить даже в пустой месяц.

Процент врачу — прямой расход, а не «зарплата вообще»: он растёт вместе с выручкой. Если положить его в одну статью с окладами администраторов, валовую маржу не посчитать. Расходники учитывайте по факту закупки и следите за их долей от выручки по месяцам.

Пример P&L агентства и клиники

Ниже — гипотетический месяц двух бизнесов. Цифры условные и показывают только логику расчёта.

Выручка агентства — ретейнеры 720 000 и проекты 280 000 грн, без транзита рекламы. Выручка клиники — консультации 300 000, процедуры 600 000, диагностика 300 000 грн.

Ключевые метрики: формулы и как читать

Четыре показателя считаются из P&L и баланса.

• Валовая маржа = (выручка − прямые расходы) / выручка × 100%. Агентство: (1 000 000 − 510 000) / 1 000 000 = 49%. Клиника: (1 200 000 − 504 000) / 1 200 000 = 58%. Падает валовая маржа — проблема в ценах или стоимости исполнения, а не в офисе.
• Чистая рентабельность = чистая прибыль / выручка × 100%. Агентство — 15%, клиника — 14,4%.
• Доля ФОТ = вся зарплата / выручка × 100%. Агентство: (330 000 + 150 000) / 1 000 000 = 48%. Клиника: (360 000 + 180 000) / 1 200 000 = 45%. Рост доли ФОТ без роста выручки — первый признак перегрузки штатом.
• Срок оборота дебиторки = долги клиентов / выручка за месяц × 30 дней. Если клиенты агентства должны 260 000 грн, это 7,8 дня. Растёт — деньги застревают у клиентов.

Универсальных норм нет: маржа зависит от модели, цен и региона. Сравнивайте себя с собой по месяцам. Больше показателей для медицинского бизнеса — в гайде KPI и юнит-экономика клиники.

Рентабельность проектов и направлений

Общая прибыль может скрывать убыточного клиента или направление, которое живёт за счёт других. Поэтому каждый приход и прямой расход помечайте проектом: у агентства это клиент или проект, у клиники — направление или филиал.

Клиент А платит прилично, но съедает половину часов команды — повод пересмотреть объём работ или ставку.

Процедуры приносят больше всего денег при самой низкой марже: рост цен на расходники бьёт по ним сильнее всего. Постоянные расходы на направления механически не распределяйте: сначала смотрите маржу после прямых расходов.

Контрагенты: кто платит и кому платите вы

Справочник контрагентов показывает то, чего нет в P&L: сколько за год заплатил конкретный клиент, сколько ушло одному подрядчику или поставщику, кто платит регулярно, а кто пропал. Агентству он помогает увидеть концентрацию: если один клиент даёт больше 30% выручки, его уход — риск для всего бизнеса.

Управленческий баланс: сколько денег свободно

Управленческий баланс показывает, какая часть денег на счетах действительно принадлежит собственнику. Пример агентства на дату:

Капитал = активы − обязательства = 180 000 грн. На счетах и в кассе 450 000 грн, но больше половины уже обещано команде, налоговой и клиентам, заплатившим вперёд. Вывести всю «прибыль за месяц» нельзя — именно этот разрыв и показывает баланс.

Как внедрить управленческий учёт: пошагово

1. Составьте справочник из 15–30 статей в 5–8 группах по таблицам выше.
2. Загрузите выписки за 3–6 месяцев и разнесите операции по статьям.
3. Отделите транзит — рекламные бюджеты клиентов и переводы между своими счетами.
4. Пометьте проекты или направления у приходов и прямых расходов.
5. Соберите P&L по месяцам и сверьте: выручка совпадает с оплатами, зарплаты — с ведомостью.
6. Поставьте план на следующий месяц, например по среднему за 3 месяца. Как вести бюджет — в гайде план-факт пошагово.

Рутина собственника: раз в неделю и раз в месяц

Хватает 30 минут в неделю и пары часов в месяц.

Как это устроено в 95sales CRM

В 95sales CRM учёт ведётся там же, где клиенты, оплаты и зарплаты, поэтому выручку не нужно переносить между системами. В CRM есть:

• P&L по месяцам с группами статей, фильтром по проекту, рентабельностью и экспортом в Excel;
• план-факт по статьям на месяц с отклонениями и перерасходом, план «как в прошлом месяце» или «по среднему за 3 месяца»;
• управленческий баланс на сегодня: деньги на счетах и в кассах, долги клиентов, зарплата к выплате, неоплаченные налоги, авансы клиентов, капитал;
• контрагентов с приходами и расходами, импорт выписки любого банка в .xlsx или .csv и выгрузки Finmap без дублей.

Если учёт сейчас в Excel или Finmap, порядок переезда — в гайде как перейти на учёт в CRM.