Контроль каси: готівка, безготівка і ФОП під наглядом

Чому каса клініки не сходиться

Каса клініки не сходиться, коли оплату вносять «потім»: пацієнт заплатив на рецепції, адміністратор записав у зошит, бухгалтер переніс через три дні, а переказ «на картку» ніхто не звірив із рахунком. У 95sales гроші вносять там, де вони з'явилися, і кожна сума проходить зрозумілу перевірку.

«Прийшов» одразу з оплатою

У 95sales позначка «✓ Прийшов» за разовою послугою відкриває одне вікно: сума послуги, як заплатив пацієнт і на який ФОП. Способи оплати — ваші: готівка, картка, безготівка на рахунок або «Пізніше — у борг». Для безготівкової оплати CRM питає отримувача-ФОП, а згори показує ФОПи локації пацієнта, щоб адміністратор не помилився.

Після «Готово» послуга нараховується пацієнтові, а оплата одразу потрапляє в «Надходження» і «Касу». Якщо обрано «Пізніше», лишається борг, а на записі з'являється кнопка «Оплата». У підсумках дня видно «Надано за день»: скільки оплачено, а скільки ні — хто пішов, не заплативши, видно одразу. Як влаштований запис — на сторінці запис пацієнтів, як працювати з боргами — у розділі оплати й борги.

Безготівка чекає підтвердження бухгалтерії

Безготівкова оплата, яку вніс не бухгалтер (адміністратор, менеджер, керуючий), отримує статус «чекає підтвердження» і не йде в надходження, доки бухгалтерія не позначить «Надійшли». Бухгалтерові приходить сповіщення «Безготівка чекає підтвердження» із сумою, пацієнтом і ФОП. Статус ставить сервер, тож обійти перевірку з інтерфейсу не вийде.

Так «пацієнт сказав, що переказав» не перетворюється на виторг раніше, ніж гроші справді надійшли на рахунок. Підтверджувати безготівку може лише той, хто має відповідне право. Режим вмикається в налаштуваннях.

Готівка на руках у керуючого

Керуючий локації в 95sales вносить надходження своєї локації — готівку й картку — та повернення пацієнтові чи мешканцеві (виїхав раніше, перерахунок). Підсумків і залишків інших локацій він не бачить, лише свої рядки. Натомість у «Надходженнях» у нього є картка «Готівка на руках» — скільки готівки в нього зараз із урахуванням зданого в офіс. Суму рахує сервер.

Офіс бачить те саме за кожною локацією й знає, у кого скільки грошей, без дзвінків і фото зошитів. Докладніше про розмежування — на сторінці доступ працівників.

Сувора витрата й перевірка офісом

У режимі суворої витрати працівник обирає спосіб: готівка або безготівка. Для безготівки обов'язково вказати ФОП чи рахунок зі списку локації. Витрати регіонів офіс перевіряє: підтверджує або повертає з запитанням. Так у P&L не потрапляють витрати «незрозуміло з якого рахунку».

Каса за локаціями й підсумок місяця

Каса за локаціями — це день, місяць і аркуш кожної локації: надходження готівкою й безготівкою, витрати, скільки здано, залишок. «Підсумок місяця» показує за кожною локацією надходження, повернення, витрати й залишок, а нижче — частки й відсотки за правилами (лікарю, директорові, партнерові; відсотки можуть бути дробовими), загальні витрати офісу й підсумок. Закритий місяць фіксується.

Бухгалтерія бачить підсумки за локаціями й борг із зарплати, але не підсумок холдингу й не частки партнерів — це бачить власник. Як гроші складаються в прибуток, — на сторінці фінанси й P&L, про кілька бізнесів — філії й холдинг.

Меню «Гроші» з п'яти пунктів

Усі грошові екрани зібрано в п'ять пунктів, кожен відповідає на одне запитання:

1. Надходження — внести гроші: за будинком/локацією, нарахування, журнал оплат, безготівка на перевірці.
2. Витрати — внести витрату: усі витрати й витрати на перевірці.
3. Каса — де гроші: за локаціями й рух грошей.
4. Підсумок місяця — скільки заробили: підсумок, частки й відсотки, P&L і податки.
5. Відомість — скільки платимо людям.

Працівник бачить лише ті пункти й вкладки, на які має права.

Кому підходить

• Мережа клінік з кількома ФОП: кожна оплата — на правильний ФОП, бухгалтерія підтверджує безготівку.
• Пансіонат: керуючий будинку приймає готівку від родичів і бачить свою касу, офіс — усі будинки.
• Приватна клініка: адміністратор позначає прихід і оплату однією дією, борги видно наприкінці дня.

Як почати

1. Вкажіть способи оплати й список ФОП/рахунків за локаціями.
2. Увімкніть підтвердження безготівки й видайте право бухгалтерові.
3. Призначте керуючих локацій і перевірте, що вони бачать лише свої рядки.
4. За потреби ввімкніть суворі витрати.
5. Наприкінці першого місяця закрийте «Підсумок» і звірте з банком.