Контроль кассы: наличные, безнал и ФОП под присмотром

Почему касса клиники не сходится

Касса клиники не сходится, когда оплату вносят «потом»: пациент заплатил на ресепшене, администратор записал в тетрадь, бухгалтер перенёс через три дня, а перевод «на карту» никто не сверил со счётом. В 95sales деньги вносятся там, где они появились, и каждая сумма проходит понятную проверку.

«Пришёл» сразу с оплатой

В 95sales отметка «✓ Пришёл» по разовой услуге открывает одно окно: сумма услуги, как заплатил пациент и на какой ФОП. Способы оплаты — ваши: наличные, карта, безнал на счёт или «Позже — в долг». Для безналичной оплаты CRM спрашивает получателя-ФОП, а сверху показывает ФОПы локации пациента, чтобы администратор не ошибся.

После «Готово» услуга начисляется пациенту, а оплата сразу попадает в «Приходы» и «Кассу». Если выбрано «Позже», остаётся долг, а на записи появляется кнопка «Оплата». В итогах дня видно «Оказано за день»: сколько оплачено и сколько нет — кто ушёл, не заплатив, видно сразу. Как устроена запись — на странице запись пациентов, как работать с долгами — в разделе оплаты и долги.

Безнал ждёт подтверждения бухгалтерии

Безналичная оплата, которую внёс не бухгалтер (администратор, менеджер, управляющий), получает статус «ждёт подтверждения» и не идёт в приходы, пока бухгалтерия не отметит «Поступили». Бухгалтеру приходит уведомление «Безнал ждёт подтверждения» с суммой, пациентом и ФОП. Статус ставит сервер, поэтому обойти проверку из интерфейса нельзя.

Так «пациент сказал, что перевёл» не превращается в выручку раньше, чем деньги реально пришли на счёт. Подтверждать безнал может только тот, у кого есть соответствующее право. Режим включается в настройках.

Наличные на руках у управляющего

Управляющий локации в 95sales вносит приходы по своей локации — наличные и карту — и возвраты пациенту или жильцу (выехал раньше, пересчёт). Итогов и остатков других локаций он не видит, только свои строки. Зато в «Приходах» у него есть карточка «Наличные на руках» — сколько наличных сейчас у него, с учётом сданного в офис. Сумму считает сервер.

Офис видит то же самое по каждой локации и знает, у кого сколько денег, без звонков и фото тетрадей. Подробнее о разграничении — на странице доступ сотрудников.

Строгий расход и проверка офисом

В режиме строгого расхода сотрудник выбирает способ: наличные или безнал. Для безнала обязательно указать ФОП или счёт из списка локации. Расходы регионов офис проверяет: подтверждает или возвращает с вопросом. Так в P&L не попадают траты «непонятно с какого счёта».

Касса по локациям и итог месяца

Касса по локациям — это день, месяц и лист каждой локации: приход наличными и безналом, расход, сколько сдано, остаток. «Итог месяца» показывает по каждой локации приход, возвраты, расход и остаток, а ниже — доли и проценты по правилам (врачу, директору, партнёру; проценты могут быть дробными), общие расходы офиса и итог. Закрытый месяц фиксируется.

Бухгалтерия видит итоги по локациям и долг по зарплате, но не итог холдинга и не доли партнёров — это видит владелец. Как деньги складываются в прибыль, — на странице финансы и P&L, про несколько бизнесов — филиалы и холдинг.

Меню «Деньги» из пяти пунктов

Все денежные экраны собраны в пять пунктов, каждый отвечает на один вопрос:

1. Приходы — внести деньги: по дому/локации, начисления, журнал оплат, безнал на проверке.
2. Расходы — внести расход: все расходы и расходы на проверке.
3. Касса — где деньги: по локациям и движение денег.
4. Итог месяца — сколько заработали: итог, доли и проценты, P&L и налоги.
5. Ведомость — сколько платим людям.

Сотрудник видит только те пункты и вкладки, на которые у него есть права.

Кому подходит

• Сеть клиник с несколькими ФОП: каждая оплата — на правильный ФОП, бухгалтерия подтверждает безнал.
• Пансионат: управляющий дома принимает наличные от родственников и видит свою кассу, офис — все дома.
• Частная клиника: администратор отмечает приход и оплату одним действием, долги видны в конце дня.

Как начать

1. Укажите способы оплаты и список ФОП/счетов по локациям.
2. Включите подтверждение безнала и выдайте право бухгалтеру.
3. Назначьте управляющих локаций и проверьте, что они видят только свои строки.
4. При необходимости включите строгий расход.
5. В конце первого месяца закройте «Итог» и сверьте с банком.